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Gestão de Compras nos Supermercados de Médio Porte da Cidade de Castro

Avaliação da gestão de compras em supermercados de médio porte.

RESUMO

A economia brasileira tem passado por diversas transformações, gerando uma série de mudanças na gestão das empresas, especialmente em seus processos operacionais. Deste modo, o presente estudo teve como objetivo avaliar a gestão de compras em supermercados de médio porte, verificando a qualificação dos compradores, entendendo o funcionamento do processo de compras e demonstrando a importância do setor para o aumento da competitividade das organizações. Para tanto, foi adotada uma abordagem empírico-teórica para se obter uma maior compreensão do tema analisado. O estudo foi realizado in loco através de entrevistas, na cidade de Castro-Pr, durante o segundo semestre do ano de 2011, onde foram selecionados 4 supermercados de médio porte da cidade e analisadas variáveis da gestão de compras como: qualificação dos compradores,  importância dos mesmos em relação à sua função, como estes compradores são contratados, entre outras. De posse dos dados obtidos, foi possível concluir que a gestão de compras vem ganhando espaço dentro das organizações e que os compradores estão desempenhando cada vez mais, um papel de grande importância nos supermercados avaliados, conscientes da importância de sua função. Para isso, procuram informar-se e atualizar-se com frequência, pois a partir de um sistema de compras eficiente é possível aumentar a lucratividade da empresa e a satisfação dos clientes.

Palavras-chave:Gestão de compras. Qualificação. Supermercados.

lista de ILUSTRAÇÕES

FIGURA 1     – Ciclo de compras 25
FIGURA 2 – Organograma do setor de compras 25

SUMÁRIO

INTRODUÇÃO

CAPÍTULO 1 – GESTÃO DE COMPRAS

8

11

1.1

1.2

1.2.1

1.2.2

1.3

1.3.1

1.3.2

1.3.3

1.3.4

1.3.5

1.3.6

1.3.7

1.4

1.4.1

1.4.2

1.4.3

1.5

1.5.1

A CIDADE DE CASTRO

SUPERMERCADOS

Conceito

Evolução dos supermercados no Brasil

COMPRAS

Gestão de compras

Histórico

Conceitos

Importância das compras

Função e objetivos das compras

Tipos de compras

Ciclo de compras

COMPRADORES

Tipos de compradores

Estilo de compradores

Qualificação dos compradores

FORNECEDORES

Seleção dos fornecedores

11

13

15

16

17

17

18

19

21

22

23

24

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28

29

30

32

33

 

CAPÍTULO 2 – APRESENTAÇÃO E ANÁLISE DOS DADOS EMPÍRICOS

35

2.1

2.2

PESQUISA EXPLORATÓRIA

ANÁLISE DA PESQUISA EXPLORATÓRIA

35

36

CONSIDERAÇÕES FINAIS

REFERÊNCIAS

APÊNDICE A – Roteiro para Aplicação da Entrevista

ANEXO A – Modelo de Carta de Sessão

48

51

56

60

INTRODUÇÃO

No mundo globalizado e informatizado em que as empresas vivem, cada vez mais nota-se a importância da utilização de novas tecnologias de compras e da implantação de técnicas mais vantajosas que busquem a integração entre clientes e fornecedores, para melhorar a qualidade de serviços e/ou produtos. Agora que as facilidades de comunicação estão cada vez mais presentes em todo o mundo, as empresas podem adquirir tecnologia, bens e informações com maior facilidade, apenas acessando um sistema informatizado. No entanto, aspectos como a localização geográfica e a atuação em conjunto também representam facilidades quando se fala na aquisição de produtos ou matérias-primas, o que significa também maior poder de barganha e maior competitividade no mercado.

A atividade supermercadista vem-se transformando nos últimos anos em um negócio de alta tecnologia, no qual a preocupação principal dos gestores empresariais é captar as necessidades dos consumidores e satisfazer suas necessidades de forma mais adequada e diferenciada que a de seus concorrentes.

A gestão de compras é uma atividade fundamental para o bom gerenciamento das empresas e que influencia diretamente nos seus estoques e no relacionamento com os clientes, estando também relacionada à competitividade e ao sucesso da organização. Para que isso aconteça é necessário conhecer exatamente como esse sistema funciona.

Diante do ambiente competitivo das empresas, surge a preocupação com a melhoria contínua da qualidade dos produtos e processos oferecidos por uma organização. Uma forma eficaz de se obter vantagem nesta competição é através do gerenciamento da cadeia de suprimentos, a qual aborda o projeto, o planejamento, a gestão e a coordenação do fluxo de materiais e informações desde o fornecedor até o consumidor final, buscando a integração de recursos humanos e físicos que possibilite o alcance do objetivo final de satisfação do cliente, com entregas no prazo e com qualidade.

Tendo-se em vista a competitividade em alta entre o setor de supermercados na cidade de Castro e com a eminente vinda de duas novas forças no setor para a cidade, vê-se a necessidade de avaliar a gestão de compras nos 4 principais supermercados de médio porte da cidade mostrando assim, que a gestão de compras num fluxo bem organizado e informatizado, juntamente com a qualificação dos compradores pode ser um diferencial para que os mesmos consigam reduzir seus custos e se manter competitivo no mercado.

O objetivo geral do presente estudo é demonstrar e avaliar a gestão de compras de 4 supermercados de médio porte da cidade de Castro.

Os objetivos específicos propostos para o estudo foram os seguintes:

a)     Descrever a função compras;

b)     Fundamentar os conceitos de qualificação e gestão de compras;

c)     Caracterizar os principais setores econômicos da cidade de Castro;

d)     Caracterizar o setor supermercadista;

e)     Demonstrar o grau de qualificação dos compradores.

Para que os objetivos do presente trabalho fossem atingidos, o estudo foi realizado em duas etapas: uma etapa exploratória e uma conclusiva. A etapa exploratória constituiu-se como o modelo conceitual teórico preliminar, a partir de revisão bibliográfica, já a etapa conclusiva, constituiu-se de pesquisa em determinados supermercados da cidade de Castro – Pr, com a aplicação de entrevistas.

O Capítulo 1 – Gestão de Compras, num primeiro momento apresenta-se a cidade de Castro, seu potencial turístico, suas riquezas, local onde o estudo foi realizado, na sequência foram abordados o conceito de supermercado e a sua evolução.

No decorrer do Capítulo apresentou-se a função compras de uma maneira geral, o histórico, os conceitos, sua importância, os objetivos, os tipos e ciclos da compra.

Para finalizar o Capítulo 1, abordou-se os temas compradores e fornecedores, discorrendo sobre o estilo e os tipos de compradores, sobre a qualificação e demonstrando a forma de seleção de fornecedores.

Após o levantamento do referencial teórico foi elaborado um conjunto estruturado de perguntas (entrevista), considerando-se os indicadores que compõem os objetivos da pesquisa e estratégias que favoreçam a condução da entrevista com eficiência (APÊNDICE A). Os questionários foram aplicados aos responsáveis pelas compras dos supermercados.

As entrevistas foram realizadas entre a segunda quinzena do mês de outubro e a primeira quinzena do mês de novembro em 4 supermercados de médio porte da cidade, com os compradores dos mesmos, onde em todos os supermercados tivemos uma ótima recepção e os entrevistados demonstraram grande interesse em prestar as informações solicitadas para a elaboração do estudo. As entrevistas foram conduzidas de maneira cordial e amigável.

No presente estudo os Supermercados e os compradores terão as identidades preservadas, conforme solicitação dos proprietários e entrevistados, sendo representados por Supermercado XX, Supermercado YY, Supermercado WW e Supermercado ZZ.

A apresentação e discussão dos dados empíricos fazem parte do Capítulo 2 deste trabalho, onde num primeiro momento apresenta-se a parte bibliográfica do método utilizado para a coleta dos dados, indispensáveis para o presente estudo, que nesse caso foi a pesquisa exploratória, em seguida foram realizadas a análise dos resultados da pesquisa, e por fim, as considerações finais.

CAPÍTULO 1

GESTÃO DE COMPRAS

Tem aumentado nas empresas a importância da função compras, tanto na gestão de materiais e suprimentos como na seleção e desenvolvimento das fontes de fornecimento. Mas acima de tudo, tem aumentado a importância do profissional do setor de compras, ele vem desempenhando papel fundamental no planejamento, aquisição e conclusão do processo de compras.

Nesse capítulo serão abordados aspectos teóricos relativos à gestão de compras, tais como a evolução, conceitos, histórico, importância, função, objetivos, entre outros, com enfoque na qualificação dos compradores, buscando suporte teórico para o desenvolvimento e conclusão do estudo.

1.1 A CIDADE DE CASTRO

O município de Castro está localizado na região Centro-Sul do Estado do Paraná (Região dos Campos Gerais). Até o século XVIII toda a região que abriga hoje os Campos Gerais era habitada por índios tupis e gês. Por causa da abundância das pastagens, a região e, em especial o território em que se localiza a cidade de Castro, tornou-se caminho dos tropeiros que iam do Sul (Rio Grande do Sul) para São Paulo (Sorocaba) com suas tropas. O ciclo econômico das tropas marcou a forma cultural desta comunidade, tendo como origem o Pouso do Iapó. (PREFEITURA MUNICIPAL DE CASTRO, 2011).

A cidade tem um excelente potencial turístico devido ao relevo privilegiado (Canyon Guartelá e as belezas próprias da região dos Campos Gerais). É a primeira cidade verdadeiramente paranaense, a fundação do município ocorreu em 1778 e foi a primeira cidade fundada no estado do Paraná, quando este emancipou-se de São Paulo. Foi caminho obrigatório para os tropeiros que iam de Viamão até Sorocaba, tendo forte origem no tropeirismo. Castro teve fundamental importância na colonização dos Campos Gerais, região desenvolvida durante a atividade econômica do tropeirismo. Esse grande valor histórico é retratado através do centro histórico, pela sua bela arquitetura do século XVIII e XIX, o grande arquivo documental e as peças expostas no museu e casas de exposições artísticas. O município também soube receber muito bem os imigrantes que vieram motivados pelas terras férteis e em busca de uma melhor qualidade de vida(KREMER, 2007).

Através do regime de sesmarias, a Coroa Portuguesa queria colonizar várias extensões de terras e por isso doava lotes a famílias que pretendessem se fixar nelas. O primeiro pedido da região foi feito pelo capitão-mor Pedro Taques de Almeida e sua família, em 19 de março de 1704. Nessas terras iniciou-se a construção de uma capelinha, hoje atual Igreja Matriz Senhora Sant’Ana. Segundo dados históricos da cidade, a igreja de Sant’Anna começou a ser construída no ano de 1704 e já se estabeleceu como símbolo e força da religião católica no século XVIII. A conclusão da igreja corresponde ao período em que a cidade recebeu um grande número de imigrantes e cresceu substancialmente. Isso ressalta a influência que o movimento imigratório teve sob a cidade no final do século XIX e início do século XX. (INVITI, 2008).

Pela cidade de Castro passa o rio Iapó – conhecido pelos índios como Igapó ou rio que alaga. Esta característica de transbordar com facilidade obrigava os tropeiros a pernoitarem nas margens, transformando o local num pouso costumeiro das tropas. O movimento dos animais pelas margens do rio Iapó era crescente, pois com a construção da capelinha, mais moradores foram se fixando no pouso. Este, em 05 de março de 1774, foi elevado à categoria de Freguesia de Sant'Ana do Iapó. A Freguesia foi elevada à Vila Nova de Castro em 20 de janeiro de 1789. Depois da instalação da Comarca de Castro, em 1854, a Vila foi elevada à categoria de cidade, em 21 de janeiro de 1857, sendo considerada a primeira cidade instituída na Província do Paraná. (PREFEITURA MUNICIPAL DE CASTRO, 2011).

É grande a diversidade cultural das etnias que formaram a população castrense. Hoje esta diversidade pode ser vista através das colônias Castrolanda (holandesa) e Terra Nova (alemã). A colônia Terra Nova, localizada a 15 Km do centro da cidade, foi fundada a partir de 1933. Tem como principais atividades econômicas a produção do leite e o cultivo de milho e soja. Apresenta alguns atrativos como o Museu “Casa do colono – Das Kolonistenhaus”, a Igreja Santa Terezinha, construída em 1937 e a trilha ecológica. Já entre os anos de 1951 e 1954, famílias holandesas chegaram a Castro trazendo consigo tratores, equipamentos agrícolas e gado, dando origem à colônia e à Cooperativa Castrolanda. Localizada a 06 Km do centro da cidade, a colônia mantém suas tradições através da arquitetura típica, do grupo folclórico, gastronomia, língua entre outros. Além destes grupos étnicos que consolidaram-se formando colônias, há muitas outras imigrações presentes no município e que contribuíram para a formação sócio-cultural da população castrense. Destacam-se a presença negra, eslava (poloneses, ucranianos, russos, etc), italiana, árabe, japonesa, existindo ainda, remanescentes de povos indígenas. (PREFEITURA MUNICIPAL DE CASTRO, 2011).

A partir do final do século XIX e início do século XX, a cidade começou a crescer mais substancialmente. Este período coincide com a fase em que a vila já tinha a categoria de cidade e com a chegada dos primeiros imigrantes europeus. Além disso, não se pode esquecer que durante o período revolucionário do Paraná, entre os anos de 1893 e 1894, Castro foi alçada à capital interina do Estado por três meses (de 18/01 a 18/04/1894), período em que Curitiba esteve em poder dos revolucionários. (INVITTI, 2008).

O Município de Castro tem como base de sua economia a atividade agropecuária, sendo considerado um dos maiores produtores do Estado do Paraná. Na agricultura destacam-se como principais produtos o milho, soja, feijão, batata, trigo e aveia. Já na pecuária de corte, a criação de gado, suínos e aves. Em relação à pecuária leiteira, o município é considerado uma das principais bacias leiteiras do Brasil em produtividade e qualidade genética. Castro recebeu o título de maior produtor de calcário agrícola da América Latina devido à exploração e extração mineral. Seu comércio é amplo, reunindo prestadoras de serviços, indústrias de móveis, pincéis e alimentos. Além de contar com um parque industrial para implantação de novas indústrias. (PREFEITURA MUNICIPAL DE CASTRO, 2011).

1.2 SUPERMERCADOS

Dentre os diversos segmentos do comércio varejista, os supermercados são classificados como lojas alimentícias que possuem de 2 a 29 check-outs (terminais de registro) de acordo com a Associação Brasileira de Supermercados (ABRAS), na qual o comprador/consumidor não possui um vendedor para auxiliá-lo no processo de escolha dos produtos. Dentro das suas atividades operacionais, destaca-se a atividade de compra, muito ligadas às de estocagem e distribuição. O comércio varejista de auto-serviço, supermercados, é um dos setores que está aumentando a quantidade de lojas e de empregos diretos gerados no período de 1995 a 2000. (CHAVES, 2002).

O setor supermercadista vem sofrendo grandes mudanças para adequar-se à nova realidade. Originárias do ingresso de empresas multinacionais. Novas tecnologias estão sendo implantadas, além da revolução de métodos e conceitos operacionais. Essas mudanças incrementam os níveis de competitividade nesse ramo, obrigando as empresas a investirem em seus processos operacionais, estabelecendo parcerias com os fornecedores, com o intuito de oferecer aos seus clientes, produtos com qualidade elevada, preços competitivos e serviços adicionais. (CHAVES, 2002). O balanço anual da Revista de Publicação da Gazeta Mercantil (2001) traz uma classificação por setor do comércio, em que o setor de comércio varejista ocupa o primeiro lugar, sua receita líquida representou 51% do total da receita líquida do comércio, contra o segundo lugar que foi o comércio atacadista, que representou 28%. 

Existem várias modalidades de comércio varejistas de alimentos, e os supermercados representam a mais complexa e ampla. Essa complexidade e amplitude são confirmadas, quando se associa as diferentes marcas e categorias dos produtos. As categorias de produtos agrupam os com características e comportamento semelhante como, por exemplo, os de mercearia seca, mas se for analisado o conjunto, verifica-se o elevado grau de complexidade dentro dessas organizações, nas quais são operacionalizadas muitas decisões, dentre elas a de compra dos produtos a serem vendidos aos consumidores/clientes. (CHAVES, 2002).

Além dessas características, segundo Parente (2000) existem alguns fatores determinantes para o local de instalação de um supermercado, quais sejam:

a) potencial e densidade da demanda;

b) o tráfego de pedestre;

c) o acesso e o fluxo de veículos;

d) facilidade de estacionamento;

e) concorrentes;

f) as características e vocação da região para lojas sofisticadas ou populares;

g) a compatibilidade com outros varejistas;

h) localização específica, visibilidade e ambientação da loja.

De acordo com Banco de Desenvolvimento Econômico e Social (BNDES) (2002), o mercado brasileiro apresenta-se pouco concentrado comparativamente a outros países. Calcula-se que na França, as 5 maiores empresas detenham em torno de 70% do mercado, na Inglaterra, aproximadamente 60%. Nos EUA, a concentração é menor devido ao tamanho do território americano. Com isso, existe espaço para empresas regionais importantes. Essa concentração no setor, embora seja menor que a apresentada em países desenvolvidos, como sugere o estudo do BNDES (2002), demonstra, no Brasil, uma tendência de aumento da concentração do mercado das 5 (cinco) maiores empresas do ramo. Em 1997, as 5 maiores empresas de hiper e supermercados foram responsáveis por 40% do faturamento do setor, enquanto que, em 2004, esse índice era de 44,72%. As duas maiores redes, Carrefour e Pão de Açúcar, responderam por 26% do faturamento do setor em 1997, sendo que, em 2004, essa participação subiu para 31%. Assim, considerando os dados acima, é possível constatar a importância do segmento de supermercado dentro do setor de auto-serviço e o papel dos empreendimentos de pequeno e médio porte para promover a desconcentração do setor, garantido um ganho de bem-estar à sociedade.

1.2.1 Conceito

Buscando uma definição mais apropriada para os supermercados, nota-se um elenco bem extenso de conceitos a serem explorados. Um dos mais antigos é o apresentado por Zimmerman (1959, p. 41) ao escrever um de seus primeiros artigos que trazia a seguinte definição:

Um supermercado é um estabelecimento de venda a varejo com muitas seções que vende alimentos e outras mercadorias, de propriedade total de qual leva isto ou trabalhando para concessão, com estacionamento apropriado e que tem uma receita mínima de 250.000 dólares ano.

Para Saab e Gimenez (2000, p. 1)

Os supermercados caracterizam-se pela venda predominante de alimentos frescos ou mercearias e artigos de higiene e limpeza, apresentam alto giro e baixa margem, mantém preços competitivos, trabalham com o conceito de auto-serviço e contemplam um mínimo de dois “checkouts” e uma área de vendas superior a 350m².

Segundo Kotler (2000, p. 541)

Supermercado é o “auto-serviço que desenvolve operações relativamente grandes, de baixo custo, baixa margem e alto volume, projetado para atender a todas as necessidades de alimentação, higiene e limpeza doméstica.

1.2.2 Evolução dos supermercados no Brasil

De acordo com Sesso Filho (2003, p. 8):

O início das atividades dos supermercados no Brasil data do final dos anos 40, do século XX. Aspectos como ganho de escala e reduções dos custos operacionais são fatores que contribuem para a implantação dos supermercados no Brasil. Com o advento do Plano Real e a entrada de concorrentes multinacionais, este setor teve sua concorrência acelerada e passou a exigir uma melhor qualificação profissional para as pessoas que trabalham nessa área. E as decisões tiveram que passar a ser tomadas com base em informações, exigindo um sistema de informação, adequadamente estruturado, interligado e integrado à organização como um todo. Na década de 1980, no entanto, o setor passou a sofrer com a crise da economia brasileira que, naquele período, transcendia altas taxas de inflação e diminuição da renda nacional. Logo depois, a estabilidade econômica foi retomada, o que ocasionou o surgimento de novas empresas nacionais e internacionais e compeliu o mesmo a se adaptar a essas mudanças.

Os supermercados apresentaram um desenvolvimento muito intenso no milagre brasileiro, época em que se instalaram as primeiras redes de supermercados juntamente com os primeiros hipermercados do país. A década de 80, considerada como a “década perdida”, interferiu diretamente no processo de desenvolvimento dos supermercados, foi um período de grandes dificuldades para a maioria dos brasileiros e foi também responsável pela diminuição nos resultados e na rentabilidade do setor de supermercadista. Por outro lado, a diversidade de planos governamentais para o controle inflacionário colocou esse setor em dificuldades, afetando inclusive sua imagem junto aos consumidores e devido à concorrência acirrada, muitos supermercados enfrentaram sérias dificuldades. (CAMPOLINA et al., 2007).

1.3 COMPRAS

1.3.1 Gestão de compras

Muitas empresas procuram se ajustar a uma margem de lucro cada vez mais estreita. Outras têm até certa dificuldade para sobreviver e todas estão sempre em busca de alternativas para cortar gastos desnecessários, minimizar perdas e eliminar desperdícios. Como aumentar preços é uma opção desaconselhável, a melhor saída para manter a saúde financeira do empreendimento é a redução de custos. Para isso a gestão de compras e suprimentos pode ser utilizada como uma solução diferenciada para que as compras sejam realizadas de maneira otimizada e inteligente criando, dessa forma, um diferencial competitivo frente à concorrência. Na prática empresarial, a gestão de compras e suprimentos refere-se à administração dos processos que envolvem a aquisição de materiais (insumos) e coordenação do relacionamento com fornecedores. (MATOS, 2011).

Chaves (2002, p. 81) afirma que:

A gestão de compras também pode ser vista sob dois enfoques: como um problema ou como uma oportunidade. No sentido de problema, quando a função de compras não é exercida adequadamente, gera uma série de reclamações como: qualidade dos materiais diferentes da solicitada, quantidade errada, atraso na entrega, entre outros. A outra maneira de ver a área de compras é como uma área que contribui para que a organização atinja seus objetivos por meio da contribuição à otimização do seu resultado, retorno dos ativos, geração de informações, posição competitiva, estratégia gerencial, além de outras contribuições.

De maneira geral, a gestão de compras é uma ferramenta fundamental para o desempenho da empresa como um todo, tendo que ser analisada, estudada estrategicamente e modificada, conforme a necessidade mercadológica. (COLETTI et al., 2002). Mas de acordo com Parente (2000, p. 209):

O fim concreto de gestão de compras consistirá em cobrir as necessidades da empresa com elementos exteriores a mesma, maximizando o valor do dinheiro investido (critério econômico), mas este objetivo de curto prazo deve ser compatível com a contribuição das compras em harmonia com o resto dos departamentos para atingir os objetivos da empresa, mesmo sendo conjunturais (melhoria dos benefícios) ou estratégicos (melhoria da posição competitiva).

Com tudo isso, a área de Compras começou a ter um papel ainda mais estratégico à medida que o conceito de gestão da cadeia de suprimentos - Supply Chain Management - e da cadeia de valor – Value Chain Management - surgiram (CHEN et al., 2004; HOLMEN et al., 2004). O foco da gestão de compras foi, então, se expandindo, passando a abranger também o gerenciamento das interações com seus fornecedores. Surgia, então, o conceito de Supply Chain Management – Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos, que é a gestão do fluxo de produtos de forma alinhada, sincronizada, com reduções de estoques entre a empresa e seus fornecedores, por meio do rompimento das barreiras entre áreas de uma mesma empresa e entre empresas. (WOOD, 1998). Recentemente, o termo “gerenciamento da cadeia de valor” tem sido utilizado como uma evolução do conceito de gerenciamento da cadeia de suprimentos. Isto porque o foco da gestão da cadeia de valor é a criação de valor ao usuário final, agregando mais benefícios com menores custos, por meio da maior integração e do maior compartilhamento de informações entre as empresas da cadeia produtiva. (WALTERS; LANCASTER, 2000).

Segundo Walters e Lancaster (2000), o gerenciamento da cadeia de suprimentos está mais relacionado aos processos logísticos das interações com os fornecedores, ao passo que o gerenciamento da cadeia de valor se foca no valor proporcionado ao consumidor final. Enfim, nota-se que o conceito de compras foi, ao longo do tempo, enriquecido, à medida que a complexidade nos negócios foi aumentando, e assim seu papel estratégico ficou cada vez mais evidente. (CHEN et al., 2004).

1.3.2 Histórico

Na visão de Braga (2011, p. 3):

A evolução do processo de compra se dá em quatro fases desde sua submissão até sua participação que é de grande importância na organização. Na primeira fase o setor de compra era responsável só por uma parte do ciclo de compras. Geralmente essa responsabilidade se restringe somente pelas transações dos materiais e as escriturações. Nessa fase o setor de compras não possuía muita comunicação com o restante da empresa, isso dificultava a visibilidade do setor. Na segunda fase já começava à aparecer à preocupação com a redução de custos, a compra era feita só no próprio setor de compras por alguém com habilidades para a negociação. Na terceira fase o setor de compras através de métodos e técnicas tinha que participar da estratégia competitiva da empresa. Os fornecedores começavam a passar por uma avaliação. Na quarta fase o setor de compras já se integra ao planejamento estratégico da empresa.

Com a crise do Petróleo em 1973-1974, o setor de compras começava a ter um valor maior dentro das organizações, muitas matérias primas tiveram seu estoque em baixa, deixando consequentemente seus preços elevados. A partir dessa fase, saber comprar na hora certa serve como uma alavanca para a empresa.

No passado, o setor de compras das empresas era comandado por familiares de extrema confiança, mas que não tinham um perfil adequado para a execução da função. As compras eram consideradas uma das partes burocráticas da empresa, onde eles só visavam preço, prazo e qualidade. (MARTINS et al., 2008).

1.3.3 Conceitos

A Lei no 8.666, de 21 de junho de 1993, Lei de Licitações e Contratos Administrativos (BRASIL, 1993) conceitua “compra como toda aquisição remunerada de bens para fornecimento de uma só vez ou parceladamente. Sua finalidade é suprir com os materiais ou serviços necessários, em quantidades e qualidades certas, a preço adequado, e no momento certo”.

Slack et al. (1997, p. 417) define que:

A atividade de compras é um procedimento pelo qual as empresas determinam os itens a serem comprados, identificam e comparam os fornecedores disponíveis, negociam com as fontes de suprimentos, firmam contratos, elaboram ordens de compras e finalmente, recebem e pagam os bens e serviços adquiridos.

Segundo Lima (2004, p. 28):

Existem algumas características de compras que são usadas pelas empresas com a finalidade de se obter algumas vantagens no processo. São elas as compras centralizadas e as descentralizadas. Com as compras centralizadas, as empresas podem obter preços e serviços em função de maior volume praticado com os fornecedores, recebendo atenção especial por parte deles. Os valores de transporte também podem ser reduzidos em função do volume de compras. As compras descentralizadas, por sua vez, podem oferecer uma velocidade maior de atendimento se praticadas localmente, influenciando ainda o custo do transporte. Algumas organizações optam por utilizar os dois conceitos, comprando itens mais estratégicos de forma centralizada, enquanto as compras de menor quantidade são realizadas localmente.

O ato de centralizar a aquisição de mercadorias em um único ponto é visto pelos empresários como uma possibilidade de ganho de escala nos preços, a partir da compra de maior quantidade, pois, em compras individuais, os gestores teriam menos argumentos para solicitar reduções na tabela de preços dos fornecedores em virtude da baixa quantidade a ser adquirida. (CERVI, 2004).

De acordo com Martins (2011) existem ainda 5 conceitos que devem ser seguidos para uma compra adequada e eficiente:

a) material certo: é importante que o comprador esteja em situação de certificar-se se o material comprado, de um fornecedor está de acordo com o solicitado. O comprador deve, portanto, desenvolver um “sentido técnico a fim de descobrir eventuais discrepâncias entre a cotação de um fornecedor e as especificações da requisição de compras. O comprador deve ter condições de reconhecer, em uma eventual alternativa de cotação, uma economia do custo potencial ou a ideia de melhoria do produto. Evidentemente, em tais circunstâncias a decisão final não será do comprador, mas ele deve ter habilidade para encaminhar aos setores requisitantes ou técnicos da empresa essas sugestões. Toda vez que uma requisição não for suficientemente clara, o comprador deverá solicitar esclarecimentos ou, se for o caso, devolvê-la a fim de que seja preenchida corretamente e de maneira que transmita exatamente o que se deseja adquirir”. Em hipótese alguma o comprador deve dar início a um processo de compras, sem ter a ideia exata de que quer comprar;

b) preço certo:Nas grandes empresas, subordinado a Compras, existe o Setor de Pesquisa e Análise de Compras. Sua função é, entre outras, a de calcular o "preço objetivo" do item (com base em desenhos e especificações). O cálculo desse "preço objetivo" é feito baseando-se no tempo de execução do item, na mão de obra direta, no custo da matéria prima com mão de obra média no mercado; a este valor deve-se acrescentar um valor, pré-calculado, de mão de obra indireta. Ao valor encontrado deve-se somar o lucro. Todos estes valores podem ser obtidos através de valores médios do mercado, e do balanço e demonstrações de lucros e perdas dos diversos fornecedores;

c) hora certa:O desenvolvimento industrial atual e o aumento cada vez maior do número de empresas de produção em série, torna o tempo de entrega, ou os prazos de entrega, um dos fatores mais importantes no julgamento de uma concorrência. As diversas flutuações de preços do mercado e o perigo de estoques excessivos fazem com que o comprador necessite coordenar esses dois fatores da melhor maneira possível, a fim de adquirir na hora certa o material para a empresa;

d) quantidade certa:A quantidade a ser adquirida é cada vez mais importante por ocasião da compra. Até pouco tempo atrás se aumentava a quantidade a ser adquirida objetivando melhorar e preço; entretanto outros fatores como custo de armazenagem, capital investido em estoques etc., fizeram com que maiores cuidados fossem tornados na determinação da quantidade certa ou na quantidade mais econômica a ser adquirida. Para isso foram deduzidas fórmulas matemáticas objetivando facilitar a determinação da quantidade a ser adquirida. Entretanto, qualquer que seja a fórmula ou método a ser adotado não elimina a decisão final da Gerência de Compras com eventuais alterações destas quantidades devido às situações peculiares do mercado;

e) fonte certa:De nada adiantará ao comprador saber exatamente o material a adquirir, o preço certo, o prazo certo e a quantidade certa, se não puder encontrar uma fonte de fornecimento que possa agrupar todas as necessidades. A avaliação dos fornecedores e o desenvolvimento de novas fontes de fornecimento são fatores fundamentais para o funcionamento de compras. Devido a essas necessidades o comprador, exceto o setor de vendas da empresa, é o elemento que mantém e deve manter o maior número de contatos externos na busca cada vez mais intensa de ampliar o mercado de fornecimento.

1.3.4 Importância das compras

A aquisição de matérias-primas, suprimentos e componentes, representa um fator decisivo na atividade de uma organização, pois dependendo de como é conduzida pode gerar redução nos custos e melhorias consideráveis nos lucros. As atividades relacionadas a compras envolvem uma série de fatores como seleção de fornecedores, qualificação dos serviços, determinação de prazos de vendas, previsão de preços, serviços e mudanças na demanda, entre outros. Já que grande parte do dinheiro de vendas é pago a fornecedores por materiais comprados, reduções pequenas na aquisição dos materiais podem gerar melhorias consideráveis nos lucros. Dessa forma, pode-se dizer que a gestão de compras é de vital importância para o sucesso da empresa. (BALLOU, 2001).

A gestão da aquisição, a conhecida função de compras, assume papel verdadeiramente estratégico nos negócios de hoje em face do volume de recursos, principalmente financeiros, envolvidos, deixando cada vez mais para trás a visão preconceituosa de que era uma atividade burocrática e repetitiva, um centro de despesa e não um centro de lucros. (MORAES, 2005).

Hoje saber comprar de forma a beneficiar a organização é determinante não somente para a competitividade, como para a própria permanência da empresa no mercado e calcula que o total gasto pelas empresas com compras varia de 50% a 80% da receita bruta. Portanto, pequenas reduções no custo das aquisições podem repercutir de maneira altamente positiva no lucro da empresa. (SIMÕES; MICHEL, 2004).

1.3.5 Função e objetivo das compras

Ao longo do tempo, a função compras passou a ser imprescindível para a administração de recursos materiais de uma empresa. Hoje saber comprar de forma a beneficiar a organização é determinante não somente para a competitividade, como para a própria permanência da empresa no mercado. Hoje se calcula que o total gasto pelas empresas com compras varia de 50% a 80% da receita bruta. Portanto, pequenas reduções no custo das aquisições podem repercutir de maneira altamente positiva no lucro da empresa. (SIMÕES; MICHEL, 2004).

A função de compras vem sendo valorizada desde os anos 70 após a crise do petróleo. Nessa crise, aprender a comprar na hora certa, o produto certo, ganhou grande importância dentro das empresas. Conforme Martins; Alt (2007, p. 64):

Hoje a função compras é vista como parte do processo de logística das empresas, ou seja, como parte integrante da cadeia de suprimentos. (supply chain). Conforme o autor, muitas empresas usam a denominação gerenciamento da cadeia de suprimentos ou simplesmente gerenciamento de suprimentos, um conceito voltado para o processo, em vez da tradicional compra, voltada para as transações em si, e não para o todo. Dessa forma, passa-se a discorrer sobre o assunto de forma evolutiva e abrangente, para que se tenha a visão de quão importante é a função para as empresas para atender às demandas dos clientes.

De acordo com Gaither; Frazier (2001) apud Coletti et al. (2002 p. 2):

O departamento de compras desempenha um papel fundamental na realização dos objetivos da empresa. Sua missão é perceber as necessidades competitivas dos produtos e serviços, tornando-se responsável pela entrega no tempo certo, custos, qualidade e outros elementos na estratégia de operações. É necessário que os gerentes de compras envolvam-se em várias atividades como manter um banco de dados e seleção de fornecedores, negociar contratos com os mesmos e agir como intermediário entre os fornecedores e a empresa.

Normalmente a função compras tem quatro objetivos principais: obter mercadorias e serviços na quantidade certa, com qualidade e a um menor custo; garantir que a entrega seja feita de maneira correta; e, desenvolver e manter boas relações com os fornecedores. (MARTINS; ALT, 2007).

1.3.6 Tipos de compras

Churchill e Peter (2000) descrevem alguns tipos de compras utilizados:

a)    recompra direta: trata-se de um procedimento rotineiro, no qual o comprador simplesmente repete pedidos anteriores, sem nenhuma alteração. As organizações que usam esta modalidade geralmente são experientes na compra do produto, tem necessidade constante e fornecedores regulares para o produto. Podem inclusive contar com sistema de compra automatizado, via computador;

b)    compra modificada: trata-se de um tipo que envolve o exame de uma série de alternativas antes da sua concretização. Geralmente decorre de mudanças efetuadas nas condições de compras de uma recompra direta, quando novas regras, preções, etc., são avaliados;

c)    compra nova: trata-se de um processo inicial de compra ou aquela que é efetuada uma única vez. Pode-se envolver grandes custos e grandes possibilidades de erro. Exatamente por isso, compras novas podem envolver grande número de tomadores de decisão, necessitando de grande número de informações sobre os produtos e fornecedores alternativos. Também pode ser convertida em compra direta ou modificada.

1.3.7 Ciclo de compras

Para a função compras ser realizada, segundo Longnecker (2004) são necessários o cumprimento de cinco passos como, recebimento de uma solicitação de compra, localização de uma fonte de suprimento, emissão de um pedido de compra, follow-up (acompanhamento) de pedido de compra e verificação do recebimento de mercadorias.

Esses cinco passos, representados pela Figura 1, são denominados como ciclo de compras. O ciclo inicia-se com o recebimento de uma solicitação de compras, onde um departamento faz a requisição de compra, de algum produto. Logo a empresa faz a localização de uma fonte de suprimento, ou seja, a empresa localiza um fornecedor que tenha o material desejado. Após esse procedimento faz a emissão do pedido de compra, um formulário formal, que após assinado passa a ser um contrato de compromisso. Um pedido de grande importância pode exigir o follow-up (acompanhamento) do pedido de compra, para assegurar a pontualidade na entrega. Por fim se faz o recebimento de mercadoria, um funcionário faz a inspeção de recebimento, para verificar se chegou tudo conforme pedido.


FIGURA 1 - Ciclo de compras
Fonte: Silva et al. (2008, p. 97)

Assim como toda a empresa, o setor de compras possui um organograma (Figura 2), que é extremamente importante na hora de fazer os pedidos de compras, o gerente deve seguir o processo de compras com base no que foi determinado como objetivo principal da empresa envolvendo todos os setores.


FIGURA 2 – Organograma do setor de compras
Fonte: Martins et al. (2008, p. 42)

Com base no organograma demonstrado, comenta-se a função exercida por cada participante no processo de compras nas empresas (MARTINS et al., 2008):

a)    chefe de compras: estudar e analisar as solicitações de compra de matérias-primas, máquinas e equipamentos em geral; inteirar-se das necessidades. Coordenar pesquisas de fornecedores e coleta de preços, optando pelo que melhores condições oferecer. Elaborar relatórios e estatísticas de controle geral;

b)    comprador técnico: efetuar compras de materiais especiais de produção mediante a supervisão e orientação da chefia; classificar e analisar solicitações de compra; estudar e analisar necessidades técnicas; pesquisar cadastro de fornecedores; acompanhar e controlar a entrega dos materiais;

c)    comprador de materiais diversos: acompanhar pequenas compras de materiais sob supervisão da chefia da seção; classificar e analisar requisições de compras remetidas por outros setores; efetuar as compras e controlar a entrega de materiais; manter os arquivos de catálogos e fornecedores;

d)    comprador de matéria-prima: efetuar compras de matérias-primas utilizadas em uma ou várias unidades fabris, sob supervisão da chefia da seção; classificar e analisar solicitações de compra remetidas por outros setores; pesquisar cadastro de fornecedores; consultar em publicações específicas as cotações dos produtos; organizar pequenas concorrências; analisar as informações e opinar sobre as melhores ofertas; providenciar as compras e acompanhar as entregas das mesmas;

e)    acompanhador de compras (Follow-up): acompanhar, documentar e fiscalizar as encomendas realizadas em observância aos respectivos prazos de entrega; informar ao comprador o resultado do acompanhamento; efetuar cancelamentos, modificações e pequenas compras conforme determinação da chefia;

f)     auxiliar de compras: controlar o recebimento de solicitações de compras e efetuar conferência dos valores anotados; pesquisar arquivos de publicações técnicas; elaborar relações de fornecedores para cada material; emitir pedidos de compra; controlar arquivos de catálogos e documentos referentes às compras efetuadas.

1.4 COMPRADORES

Responsáveis por adquirir produtos que correspondem a mais de 70% do faturamento da empresa, os compradores terão como principais missões: reduzir custos e fornecer vantagens competitivas que garantam a sobrevivência da organização. (Riggs; Robbins, 2001).

De acordo com Baily et al. (2000) apud Simões; Michel (2004, p. 3) :

O perfil ideal do comprador moderno é aquele que vê a função como geradora potencial de lucro; acredita que deve contribuir para os planos a longo prazo como parceiro em igualdade de condições; possui forte base financeira e tecnológica; assume que a área de compras é vital para o bem-estar da empresa, que necessita de contribuição criativa para os planos e as políticas corporativas; aspira assumir uma diretoria; ansioso para eliminar as deficiências da administração de recursos humanos e proporcionar melhores condições de trabalho. Possui metas bem definidas para atingir objetivos, com o uso de melhor planejamento, criatividade e colaboração de outros executivos da empresa.

Ainda segundo Baily et al. (2000) existem estágios de desenvolvimento de compradores com características e atribuições diferenciadas:

a)    estágio primitivo: sem qualificações especiais; abordagem burocrática; cerca de 80% do tempo é dedicado às atividades burocráticas;

b)    estágio de conscientização: sem qualificações especiais; algumas rotinas básicas de compras; 60-79% do tempo dedicado às atividades burocráticas;

c)    estágio de desenvolvimento: qualificações acadêmicas formais exigidas; envolvimento em negociações; reconhecimento da função compras e suprimentos; 40-59% do tempo dedicado às atividades burocráticas;

d)    estágio de maturação: qualificação gerencial exigida; compradores especializados em commodities integrados com as áreas funcionais; envolvimento com todos os aspectos do desenvolvimento de novos produtos; maior parte do trabalho dedicado à negociação e à redução do custo/desenvolvimento de fornecedores; 20-30% do tempo dedicado às atividades burocráticas;

e)    estágio avançado: é necessária qualificação profissional ou pós-graduação; o comprador está mais envolvido com os assuntos mais estratégicos do trabalho; mais dedicado ao custo total de aquisição, à administração da base de fornecedores etc.; menos de 20% de seu tempo dedicado às atividades burocráticas.

Para que o comprador tenha um desempenho satisfatório, faz-se necessário um aprimoramento de suas competências e qualificações, que se consegue por meio do acúmulo de conhecimento e capacitação, que irá determinar a diferença primordial entre um comprador burocrático (reativo) ou um comprador moderno (proativo). (BATISTA; MALDONADO, 2008).

O papel do comprador reativo reflete uma posição mais tradicional e burocrática da atividade de compras, já o papel do comprador proativo mostra uma situação mais atual. (BATISTA; MALDONADO, 2008). Entretanto, segundo Lima (2004) essas posições não são excludentes. Na realidade, o comprador reativo representa uma visão extremamente simplista do ato de comprar, consiste apenas em encontrar um fornecedor que esteja disposto a trocar os bens ou serviços exigidos por determinada quantia. Já o comprador proativo tenta estabelecer parcerias com o fornecedor, que permitam compartilhar ideias e conhecimentos necessários para o fechamento de uma boa compra.

Para Moraes (2005) é necessário também que as pessoas que trabalham nesta área estarem muito bem informadas e atualizadas, além de terem habilidades interpessoais como poder de negociação, facilidade de trabalhar em equipe, boa comunicação, capacidade de gestão de conflitos.

1.4.1 Tipos de compradores

Apesar de a literatura discutir o papel estratégico que a área de compras vem assumindo nas organizações, de 1990 até os dias de hoje, pouco se falou sobre a estrutura e o processo de compras, bem como o perfil dos profissionais que atuam na área, compradores ou não (LIMA, 2004).

Segundo Araújo (2011), existem vários tipos de compradores, entre eles:

a)    iniciador: a pessoa que, em primeiro lugar, sugere ou tem a ideia de comprar um produto ou serviço;

b)    influenciador: uma pessoa cujos pontos de vista ou conselhos possuem alguma influência na tomada de decisão de compra;

c)    decisor: a pessoa que toma a decisão de compra ou qualquer parte da mesma: se deve comprar, o que, como ou onde comprar;

d)    comprador: a pessoa que faz a compra;

e)    consumidor: a pessoa que consome ou utiliza um produto ou serviço;

f)     avaliador: pessoa que expressa preocupação (positiva ou negativa) sobre a compra.

1.4.2 Estilo de comprador

Cada situação de comprar vai solicitar um estilo de comprador. Como perfil de compradores Morgado e Gonçalves (1999) apresentam:

a)    empresário/comerciante: uma empresa de pequeno porte tem como seu comprador o proprietário que acumula várias funções. A desvantagem desse tipo de comprador é relativa a sua falta de especialização e tempo para dedicar-se às compras, já que este é, apenas, mais uma função exercida por ele;

b)    profissional: refere-se a uma pessoa com conhecimentos específicos sobre a função de compras. Para profissionalizar-se uma empresa, não é necessário contratar pessoas de fora, pode ser feito por meio de promoções internas, desde que estas promoções sejam por conhecimento, e não por parentesco ou outro critério não profissional. A grande dificuldade é encontrar o profissional que além de ter os conhecimentos necessários se adéque à política praticada pela empresa, outro desafio é o desenvolvimento de relatórios que deixem transparecer as ações desta função pra os gestores da empresa;

c)    generalista: é formado pelo tipo de profissional que tem experiência em negociações gerais, mas não conhece o produto que está sendo negociado. A vantagem consiste na experiência com as técnicas de negociação e a desvantagem é a falta de conhecimento do produto, que poderia facilitar a negociação e evitar uma compra não adequada à necessidade do consumidor;

d)    especializado: é composto por um comprador que possui um largo conhecimento em uma linha de produtos, a dificuldade deste perfil está em sua área de atuação, pois só é indicado para empresas de grande porte que possuam uma estratificação da área de compras. Como vantagem, está no profundo conhecimento do produto pelo comprador, facilitando a negociação;

e)    comitês de compra: são formados por um representante da área de marketing, compras, operacional da loja. Tem como objetivo maior, fazer uma análise conjunta do produto/fornecedor. A grande vantagem é a interação das áreas e as desvantagens ocorrem quando ele torna o processo de compra burocrático e demorado. Algumas empresas adotam os comitês para a inclusão ou exclusão dos produtos, no mix da loja.

1.4.3 Qualificação dos compradores

De acordo com Chaves (2002, p. 135):

A atividade de comprar mercadorias é diferente da de vender, mas as duas estão interligadas, pois, fisicamente, uma compra sendo bem feita facilitará o processo de venda. E para que isso ocorra é necessário que a área de compras saiba quais produtos são demandados pelos consumidores e seus volumes, além de outras informações.  

Para Moraes (2005) apud Simões e Michel (2004, p. 3):

É necessário que as pessoas que trabalham na área de compras estejam muito bem informadas e atualizadas, além de terem habilidades interpessoais como poder de negociação, facilidade de trabalhar em equipe, boa comunicação, capacidade de gestão de conflitos.

O termo qualificação diz respeito às características que deve ter um comprador nos dias de hoje, em que ele se tornou uma pessoa chave para a empresa. O comprador deve ser uma pessoa sempre atualizada no seu ramo de trabalho com o intuito de crescer e consecutivamente fazer crescer a empresa a qual pertence. O bom comprador deverá possuir qualificações, demonstrando conhecimento dos procedimentos a serem adotados, das características dos insumos, bem como a arte de negociar, essencial na prática das transações entre ele e o fornecedor (VIEIRA, 2009.2).

Baily et al. (2000) apud Simões e Michel (2004, p. 3) definem o perfil ideal do comprador moderno da seguinte forma:

É aquele que vê a função como geradora potencial de lucro: acredita que deve contribuir para os planos a longo prazo como parceiro em igualdade de condições. Possui forte base financeira e tecnológica; assume que a área de compras é vital para o bem-estar da empresa, que necessita de contribuição criativa para os planos e as políticas corporativas. Aspira assumir uma diretoria; ansioso para eliminar as deficiências da administração de recursos humanos e proporcionar melhores condições de trabalho. Possui metas bem definidas para atingir objetivos, com o uso de melhor planejamento, criatividade e colaboração de outros executivos da empresa.

Apesar de a literatura discutir o papel estratégico que a área de compras vem assumindo nas organizações, de 1990 até os dias de hoje, pouco se falou sobre a estrutura e o processo de compras, bem como o perfil dos profissionais que atuam na área. (LIMA, 2004). Com o passar do tempo, os processos de compras se tornaram mais complexos e dependentes de atores comprometidos e conscientes do seu papel. Para os compradores mais antigos, para o exercício do cargo deve ter ocorrido a diferença entre a função comprador atual e o primitivo “colocador de pedido”, que antes somente fazia a entrega de formulários preenchidos e assinados, para cuja decisão ou formalização em nada tinha contribuído e influído. Atualmente, compradores com boa qualificação profissional fornecem às empresas condições de fazer bons negócios, daí vem a maior responsabilidade, constituindo o comprador força vital, que faz parte da própria vida da empresa, pois o objetivo é comprar bem e eficientemente, e com isso atender aos objetivos da organização. (SILVEIRA, 2010).

No passado, o comprador não tinha grande importância dentro da empresa, ele era limitado a comprar alguns materiais. Hoje, deve ter ótimas qualificações e se

atualizar sempre, deve ter profundo conhecimento do material comprado, para que possa discutir em igual nível de conhecimento com o fornecedor, deve saber ouvir atentamente os argumentos do vendedor, para que estes o ajudem na negociação. O comprador tem como característica estar identificado com a conduta ética da empresa, o objetivo é conseguir dos fornecedores negócios honestos e compensadores, sem que o fornecedor alimente dúvidas quanto à sua dignidade. A comunicação entre os mais altos níveis da empresa com o departamento de compras pode evitar problemas em relação aos fornecedores, assim, é grande a responsabilidade e a função atribuída a quem realiza as compras, pois está em suas mãos fazer um bom negócio, visando sempre o lucro, o objetivo é comprar bem e eficientemente, pois o departamento de compras é um centro de lucros que deve ser bem administrado, considerando que reflete um percentual elevado dos investimentos feitos pelas empresas. (SILVA et al., 2008).

Atualmente o comprador é um elemento experiente e a função é tida e reconhecida como uma das mais importantes em uma empresa. O padrão atual exige que o comprador tenha ótimas qualificações e esteja preparado para usá-las em todas as ocasiões. Para conduzir eficazmente suas compras, deve demonstrar conhecimentos amplos das características dos produtos, dos processos e das fases de fabricação dos itens comprados. Deve estar preparado para discutir em igual nível de conhecimento com os fornecedores. Outra característica do bom comprador é estar perfeitamente identificado com a política e os padrões de ética definidos pela empresa, como, por exemplo, a manutenção do sigilo nas negociações que envolvam mais de um fornecedor ou até mesmo quando um só está envolvido. As concorrências, as discussões de preços e a finalização da compra devem ser orientadas pelos mais elevados níveis. O objetivo é obter dos fornecedores negócios honestos e compensadores, sem que pairem dúvidas quanto à dignidade daqueles que o conduziam. (DIAS, 2009).

1.5 FORNECEDORES

A seleção de fornecedores é necessária, pois, sem ela, a empresa corre o risco de contratar fornecedores que não correspondam ao aumento na demanda por determinado material, ou por não estarem preparados para tal, ou por não oferecerem produtos com a qualidade exigida pela empresa. É responsabilidade do departamento de Compras coletar e analisar as informações sobre fornecedores em perspectiva para permitir a seleção daquele que melhor atenda às exigências identificadas do negócio. (OLIVEIRA, 2010).

Martins e Alt (2007) afirmam que énecessário um alto grau de integração entre fornecedor e cliente, que, como parceiros, diminuem custos ao longo da cadeia (entre 10% e 30%) e tempo médio de estocagem (cerca de 50%). Nesse processo a integração com fornecedores é fundamental, pois proporciona um clima de cumplicidade em que ambos têm a ganhar.

Por isso, cada dia mais a relação empresa/fornecedor vêm tendo um importante papel nos negócios, isso esta levando essa relação a ter um constante e acelerado crescimento. Este tipo de relação assim como qualquer outro precisa de confiança mútua, a negociação precisa ser clara para que possa evitar dúvidas de ambas às partes, isso poderá ser evitado com uma conversa construtiva e verdadeira. Tanto o fornecedor quanto o comprador têm interesses na compra. O comprador quer receber seus produtos pelo melhor preço, com qualidade superior no prazo determinado e o fornecedor quer clientes satisfeitos e fiéis. (MARTINS, 2008).

1.5.1 Seleção de fornecedores

Para Silva et al. (2008, p. 101):

A seleção de fornecedores é um critério essencial no gerenciamento da empresa, pois se vive um período de muita competitividade e a importância de ter fornecedores selecionados é indispensável, pois traz um diferencial a mais na hora de venderem seus produtos. Com o mercado concorrido em que se vive hoje, um bom fornecedor pode contribuir para que a empresa saia na frente das outras. As empresas devem possuir no mínimo um cadastro dos fornecedores, pois facilitará ao empresário a aquisição dos produtos, terão dados, como: o preço das mercadorias que vende, telefone para contato, se a entrega estava no tempo combinado entre outras informações, necessárias a tomada de decisão entre um ou outro fornecedor.

A escolha de um fornecedor é uma das atividades fundamentais e prerrogativa exclusiva de compras. O bom fornecedor é quem vai garantir que todas aquelas cláusulas solicitadas, quando de uma compra, sejam cumpridas. Deve o comprador procurar, de todas as maneiras, aumentar o número de fornecedores em potencial a serem consultados, de maneira que se tenha certeza de que o melhor negócio foi executado em benefício da empresa. O número limitado de fornecedores a serem consultados, constituem uma limitação das atividades de compras. (POZO, 2001).

O processo de seleção das fontes de fornecimento não se restringe a uma única ocasião, ou seja, quando é necessária a aquisição de determinado material. A atividade deve ser exercida de forma permanente e contínua, através de algumas etapas. (POZO, 2001):

a)    levantamento e pesquisa de mercado: estabelecida a necessidade da aquisição para determinado material, é necessário levantar e pesquisar fornecedores em potencial. O levantamento poderá ser realizado através de cadastros de fornecedores do órgão de compra; edital de convocação; guias comerciais e industriais; catálogos de fornecedores; revistas especializadas; entre outros;

b)    análise e classificação: compreende a análise dos dados cadastrais do fornecedor e a respectiva classificação quanto aos tipos de materiais a fornecer, bem como, a eliminação daqueles fornecedores que não satisfazem as exigências da empresa;

c)    avaliação de desempenho: esta etapa é efetuada pós-cadastramento e nela faz-se o acompanhamento do fornecedor quanto ao cumprimento do contrato, servindo não raras vezes como elemento de eliminação das empresas fornecedoras.

Capítulo2

APRESENTAÇÃO DOS DADOS EMPÍRICOS

Neste capítulo será abordada e discutida a gestão de compras em 4 supermercados da cidade de Castro – PR, onde será analisada a qualificação dos compradores desses supermercados no processo de compras.

2.1 PESQUISA EXPLORATÓRIA

Em sentido genérico, método em pesquisa significa a escolha de procedimentos sistemáticos para a descrição e explicação de fenômenos. Esses procedimentos se aproximam dos seguidos pelo método científico que consiste em delimitar um problema, realizar observações e interpretá-las a partir das relações encontradas, fundamentando se possível, nas teorias existentes. Assim, o trabalho de pesquisa deve ser planejado e executado de acordo com as normas requeridas por cada método de investigação (RICHARDSON, 1989).

O método quantitativo, como o próprio nome indica, caracteriza-se pelo emprego da qualificação tanto nas modalidades de coleta de informações, quanto no tratamento dessas através de técnicas estatísticas. Representa em princípio, a intenção de garantir a precisão dos resultados, evitar distorções de análise e interpretação, é frequentemente aplicado nos estudos descritivos, naqueles que procuram descobrir e classificar a relação entre variáveis, bem como nos que investigam a relação de causalidade entre fenômenos. O métodoqualitativo difere, em princípio, do quantitativo à medida que não emprega um instrumental estatístico como base do processo de análise de um problema. Não pretende numerar ou medir unidades ou categorias homogêneas (RICHARDSON, 1989).

A entrevista é uma técnica importante que permite o desenvolvimento de uma estreita relação entre as pessoas. É um modo de comunicação no qual determinada informação é transmitida de uma pessoa “A” a uma pessoa “B”, onde a primeira pessoa representa o emissor e a segunda pessoa representa o receptor. O termo entrevista é construído a partir de duas palavras, entre e vista. “Vista” refere-se ao ato de ver, ter preocupação de algo, “Entre” indica a relação de lugar ou estado no espaço que separa duas pessoas ou coisas. Portanto, o termo entrevista refere-se ao ato de perceber realizado entre duas pessoas. 

A entrevista não estruturada, também chamada entrevista em profundidade, em vez de responder a perguntas por meio de diversas alternativas pré-formuladas, visa obter do entrevistado o que ele considera os aspectos mais relevantes de determinado problema. Por meio de uma conversação guiada, pretende-se obter informações detalhadas que possam ser utilizadas em uma análise qualitativa. A entrevista não estruturada procura saber que, como e por que algo ocorre, em lugar de determinar a frequência de certas ocorrências, nas quais o pesquisador acredita.

A entrevista guiada é utilizada particularmente para descobrir que aspectos de determinada experiência produzem mudanças nas pessoas expostas a ela. O pesquisador conhece previamente os aspectos que deseja pesquisar e, com base neles, formula alguns pontos a tratar na entrevista. As perguntas dependem do entrevistador e o entrevistado tem a liberdade de expressar-se como ele quiser, guiado pelo entrevistador. A formulação das perguntas é um aspecto crucial da entrevista guiada. Deve-se evitar perguntas que dirijam a resposta do entrevistado ao que o entrevistado considera desejável. Em outras palavras, deve-se evitar perguntas dirigidas.

Toda entrevista precisa de uma introdução, que consiste, essencialmente, nas devidas explicações e solicitações exigidas por qualquer diálogo respeitoso. Em termos gerais deve-se dizer ao entrevistado o que se pretende e por que está fazendo a entrevista. Após essa etapa, antes de iniciar a gravação, o entrevistador solicita ao entrevistado alguns dados que lhe permitam identificá-lo. Uma vez feita a entrevista, deve ser transcrita e analisada, transcrever e entrevista é um trabalho cansativo e tedioso, mas enormemente útil, permite estudar cada entrevista e fazer uma análise preliminar dos resultados alcançados. Em vista da importância da transcrição, o pesquisador deve calcular que nessa fase demorará, pelo menos, duas vezes o tempo dedicado à realização da entrevista.

2.2 ANÁLISE DA PESQUISA EXPLORATÓRIA

Buscando verificar a gestão de compras nos supermercados da cidade de Castro/PR, realizou-se entrevistas com os compradores dos 4 maiores supermercados da cidade, que aqui iremos denominar como: Supermercado XX, Supermercado YY, Supermercado WW e Supermercado ZZ.

A proposta inicial deste trabalho seria analisar a percepção dos responsáveis pelo setor de compras de cada um dos supermercados e relacionar com a visão das respectivas gerências no tocante à relevância da função compras e, consequentemente, da importância de um comprador qualificado. Num primeiro momento, então, pensou-se em realizar entrevistas com os gerentes dos supermercados para verificar a sua percepção com relação ao setor de compras e posteriormente realizar as entrevistas com os compradores, para confrontar as afirmações. Entretanto, realizando uma primeira visita aos possíveis locais de estudo, para verificar a disponibilidade dos gerentes e compradores, constatou-se que em todos os casos o comprador também acumula a função de gerência do estabelecimento.

Após esse primeiro contato, os compradores se mostraram dispostos a colaborar com o presente estudo, ficando combinado que os mesmos iriam retornar, marcando a data, horário e local para a realização das entrevistas.

A primeira entrevista foi realizada com a compradora do Supermercado YY, no dia 28 de outubro de 2011 no período vespertino. No dia 29 de outubro, fomos recebidos pelo comprador do Supermercado XX, nas dependências do Supermercado. A terceira e quarta entrevistas, foram realizadas no dia 04 de novembro, no período matutino com o comprador no Supermercado ZZ e no período vespertino com o comprador do Supermercado WW.

Após a realização das entrevistas, verificou-se que em 3 supermercados o responsável pelo setor de compras é do sexo masculino, com idade variando entre 35 e 48 anos, enquanto que em apenas um supermercado a responsável é do sexo feminino, com idade de 28 anos. A escolaridade dos entrevistados é o Ensino Médio completo e todos afirmaram também que já realizaram cursos de capacitação inerentes ao cargo exercido.

Essa resposta corrobora com o que afirma Moraes (2005) apud Simões e Michel (2004), que as pessoas que trabalham na área de compras devem estar sempre muito bem informadas e atualizadas. Sendo assim, a capacitação para essas pessoas torna-se um fator primordial, pois a partir das atualizações recebidas nos cursos poderão aprimorar seus conhecimentos aplicando-os da melhor forma possível no seu setor de atuação. Podemos observar também, através das respostas dos entrevistados, que Silva et al. (2008), estava correto ao afirmar que o comprador dos dias de hoje tem uma maior importância que o comprador do passado, pois a partir da capacitação que os mesmos recebem, podem negociar com igualdade de conhecimento com os fornecedores.

Em seguida, os entrevistados foram indagados se eram funcionários contratados ou proprietários/diretores da empresa, constatando-se que em todos os supermercados quem exerce a função de comprador é um funcionário contratado, com vasta experiência dentro da organização. Todos os entrevistados já trabalham na empresa há mais de 10 anos, sendo que passaram por diversos setores antes de assumir a função de gerência de compras, onde já respondem por este setor em média há mais de 5 anos. Verificou-se, ainda, que os gerentes de compras possuem o auxílio de dois ou três auxiliares de compras, que são responsáveis por realizar a compra de hortifrutigranjeiros e de carnes, com a supervisão e gerência dos entrevistados.

Dias (2009) afirma que o comprador é um elemento experiente e a função é tida e reconhecida como uma das mais importantes da empresa. Isso pode ser evidenciado através do tempo em que os entrevistados desempenham a função nos supermercados, essa experiência foi sendo adquirida através dos anos, ao passarem por diversos setores do supermercado, até chegarem á função exercida atualmente.

Como já exposto, os entrevistados foram inquiridos se são responsáveis apenas em realizar as compras ou acumulavam outras funções dentro da empresa e verificou-se que em todos os casos os compradores também realizam outras funções, como é o caso do comprador do Supermercado ZZ, que afirma:

[...] além de realizar a compra, também sou responsável por “fazer” o preço de venda do produto. O sistema que utilizamos me mostra a margem mínima e a margem máxima, cabe a mim analisar o mercado e fechar o melhor preço.

No Supermercado XX, o comprador, além da sua função, é responsável também por realizar a formação do preço final dos produtos, além de assessorar todos os subgerentes do supermercado:

[...] como possuo conhecimento em todas as áreas do supermercado assessoro, mesmo que indiretamente todos os setores, tipo um fiscalizador, um auditor [...].

Já a compradora do Supermercado YY, também assegura que acumula outras funções na organização, como a gestão de categoria de produtos:

[...] por exemplo, dentro do departamento de limpeza, tem o amaciante, e dentro do grupo amaciantes, existem os sub grupos com a quantidade, 2 litros, 1 litro, 1/5 litro, etc. Desta forma então, eu faço um estudo desse departamento para verificar qual produto melhor rentabiliza e qual produto está oferecendo menor lucratividade.

No Supermercado WW, o comprador é responsável, além do setor de compras, pelo Departamento Comercial da empresa e também é o gerente da loja.

Quando indagados se já trabalhavam na empresa antes de ocuparem a função de comprador ou se foram contratados especificamente para tal função, percebeu-se que todos os entrevistados não foram contratados especificamente para a função de comprador. Afirmam que por se tratar de mão-de-obra especializada escassa, as organizações percebem um colaborador com potencial e que se encaixa na função e oportunizam a ascensão profissional para que o mesmo exerça o cargo. Todos afirmam que passaram por diversos setores dentro da organização até assumirem o cargo que ocupam hoje.

Conforme expõe o comprador do Supermercado XX:

[...] não existe curso específico neste segmento. Para você ser comprador as empresas “acham” pessoas que elas possam investir e assim o fazem. Na nossa região aqui a maioria dos compradores tem vida longa nas empresas.

Corroborando com a fala do comprador do Supermercado XX, o comprador do Supermercado WW, afirma que ainda está no seu primeiro emprego:

[...] estou no meu primeiro emprego ainda, sou prata da casa, estou aqui desde 1985, já fiquei na frente da loja, fiz o financeiro, fiz o RH, e agora estou há 13 anos como comprador e no comercial da empresa.

No Supermercado YY, conforme afirma a compradora, a função de comprador era realizada a princípio pelo proprietário da loja. Como a empresa foi se expandindo e o proprietário não estava mais conseguindo conciliar a administração do negócio e as compras. Criou-se então, a necessidade de designar alguém especificamente para a função.

No Supermercado ZZ verificou-se que o comprador trabalhou como vendedor externo pelo período de 2 anos e também passou por diversos setores da empresa:

[...] já fui repositor, passei para conferente de entradas e saídas, trabalhei no pacote, nos hortifrutis, só não passei na padaria e nem no açougue.

Também pôde-se verificar que os mesmos não possuíam experiência no setor, afirmam que isso advém com a prática ao longo do tempo.

Na sequência, ao serem questionados se os proprietários das empresas consideram essencial a função de comprador dentro da organização, os compradores foram unânimes ao afirmar que os seus superiores consideram o setor de compras como o principal setor dentro do supermercado.

Nesta mesma seara, indagou-se aos entrevistados sobre a sua percepção com relação à função, se percebem que podem ser uma fonte de economia de recursos e de aumento da competitividade da empresa frente aos concorrentes.

Neste quesito todos os entrevistados asseguram, com um grande grau de satisfação, que a sua função é essencial para a empresa, pois se não realizarem as compras de maneira correta, buscando o melhor preço, o melhor prazo de pagamento, o prazo de entrega, os impostos incidentes sobre as compras, acabam comprometendo todo o ciclo, e podem até mesmo comprometer a saúde financeira do supermercado.

Conforme afirmam Riggs; Robbins (2001) os compradores desempenham uma missão muito importante nas organizações, pois devem reduzir custos e oferecer vantagens competitivas. Isso fica bem claro se observarmos as respostas dos entrevistados, estes, estão cientes da importância de sua função e de seu adequado e eficaz desempenho.

 [...] eu acredito que o setor de compras dentro do supermercado é um dos mais essenciais, pois se você não comprar bem, você não vai conseguir vender bem, e é exatamente isso que vai posicionar o nosso nível de competição. No meio supermercadista costuma-se dizer que tem dois departamentos que podem quebrar um supermercado, o setor de compras e o setor de recebimento de mercadoria, desde quando comecei a trabalhar ouço isso, tanto nas pequenas, médias e grandes empresas, estas duas áreas podem determinar o futuro da empresa. As nossas vendas têm crescido progressivamente todos os anos, então o nosso setor acaba comprometendo um alto valor de recursos, temos que negociar prazos bons para não comprometer o financeiro da empresa, bem como não exagerar na quantidade de estoque, manter o nível necessário do mesmo. (comprador do Supermercado XX).

[...] é importante pelo seguinte, se você não comprar bem, você não vende bem, a base de tudo é a compra, é necessário verificar os impostos, como IPI, PIS, COFINS, que são variados conforme a categoria de produtos. (comprador do Supermercado ZZ).

[...] é essencial porque tudo vai depender das compras, toda a negociação, se você comprar mal, vai vender mal, além de que se comprar demais o financeiro reclama, sempre procura-se comprar bem, com um preço atrativo, porque o consumidor procura preço baixo, variedade de produtos e bom atendimento. (comprador do Supermercado WW).

[...] com certeza é importantíssimo. Na verdade para nós hoje o setor compras é o coração da empresa, porque daqui depende o financeiro da loja, se eu extravasar de comprar aquilo que não tem necessidade eu vou acabar sacrificando o meu financeiro, consequentemente eu não vou ter dinheiro, a mercadoria não vai ter giro, qualquer erro que a gente cometa aqui no setor vai refletir na minha competitividade, pois se eu comprar mal e o meu concorrente estiver vendendo mais barato, para não perder os clientes eu vou ter que acompanhar o preço, consequentemente eu não rentabilizo, vou ter prejuízo. (comprador do Supermercado YY).

Em seguida, os entrevistados foram questionados se acompanham as tendências do mercado relativo ao segmento da empresa. Com relação a este quesito os entrevistados afirmaram que se mantêm informados através de revistas do setor, pela internet e pelos próprios fornecedores. Mas o que realmente influencia na decisão de compra dos produtos pelo consumidor é a mídia, a televisão especificamente. Se a empresa faz uma campanha publicitária maciça no domingo a noite, por exemplo, na segunda-feira já vai haver uma demanda para aquele produto e o comprador deve estar atento para não deixar de atender às expectativas dos clientes.

[...] a mídia é tudo, ela levanta o produto e derruba ao mesmo tempo, se anunciar no fantástico, a noite, na segunda-feira de manhã, já temos clientes em busca daquele produto. (comprador do Supermercado WW).

[...] a mídia influencia bastante, às vezes sai uma propaganda na TV, já no outro dia os clientes estão procurando. Às vezes nem tivemos acesso ao produto ainda, já que muitas vezes os produtos são lançados apenas em uma região do Brasil, e ainda não esta disponível para a nossa região e isso, pode até criar um conflito, pois eles insistem muito e você não tem como atendê-los, ai temos que explicar a dificuldade de aquisição, o motivo que ainda não temos o produto. (comprador do Supermercado XX).

[...] recebemos revistas mensais específicas da área de supermercado, os fornecedores também nos trazem as novidades, sobre lançamento de produtos, os quais vão ter uma campanha de mídia fortalecida, etc. (comprador do Supermercado YY).

[...] o comprador deve estar sempre bem informado, vendo televisão, acessando a internet, lendo revistas e tendo um bom relacionamento com os fornecedores. Outro quesito importante que deve ser levado em consideração é a regionalidade dos produtos, um exemplo disso é o Leite Castrolanda, que obteve uma boa aceitação no mercado e lidera as vendas no segmento. Nós tivemos um exemplo aqui em Castro de um chá que vendia uma ou duas caixas por mês, o vendedor veio para Castro e fez uma campanha nas rádios divulgando o produto e anunciando, agora vendemos de cinco à seis caixas. (comprador do Supermercado ZZ).

Quando questionados se costumam participar de cursos, eventos, lançamentos de produtos e atualizações referentes ao setor de compras, os entrevistados afirmaram que é difícil encontrar cursos referentes ao tema. Declararam que a maioria dos cursos são ofertados pela Associação Paranaense dos Supermercados (APAS), e que os mesmos acontecem em Curitiba, o que dificulta um pouco a participação. Mesmo assim, sempre que possível, os diretores dos supermercados apóiam e incentivam a participação dos seus colaboradores nos cursos.

Verificou-se também que a Associação Paranaense dos Supermercados é a principal aliada do setor, pois oferece cursos, não só na área de compras, mas em todas as áreas do supermercado, além da edição de revista especializada sobre o setor.

Indagados sobre a importância da qualificação para a função de comprador, todos os entrevistados afirmaram considerar importante a qualificação, principalmente com relação a impostos, que é um dos quesitos mais relevantes na compra, comportamento dos clientes, formação de preços, etc.

Consideram importante também, além da qualificação através de cursos, a experiência como um fator determinante para realizar uma boa compra, além de ter conhecimento também em outras áreas do supermercado, conhecendo as necessidades de todos os setores.

Os entrevistados possuem uma visão muito estratégica em relação a sua capacitação, considerando a qualificação como fator de grande importância para o desempenho da função e uma atuação diferenciada dos compradores que não possuem tal qualificação.  Essas respostas vem ao encontro do que afirmam Batista; Maldonado (2008) que asseguram que para que o comprador tenha um desempenho satisfatório, faz-se necessário um aprimoramento de suas competências e qualificações, que se consegue por meio do acúmulo de conhecimento e capacitação.

Isso pôde ser verificado nas quatro empresas pesquisadas, já que todos os compradores são considerados "pratas da casa", pois estão há muitos anos como colaboradores, crescendo profissionalmente na mesma.

Buscando compreender de que forma os compradores tomam a decisão de compra de um determinado produto, indagou-se qual o fator mais relevante para a tomada da decisão, se é o preço, a aceitação dos clientes, as tendências, a afinidade com os fornecedores ou a qualidade dos produtos.

Os entrevistados afirmaram que tomam decisões pautadas num mix de todos estes componentes. Os produtos devem ter um bom preço, possuir uma aceitação perante os clientes, qualidade, acompanhar as tendências do mercado. Também o relacionamento com os fornecedores é um fator determinante para a tomada de decisão, pois toda organização busca um estoque enxuto e com alta rotatividade das mercadorias, portanto os fornecedores precisam cumprir com as obrigações assumidas, como prazo de entrega, quantidade correta da compra, entre outros fatores.

Outra afirmação feita pelos entrevistados consiste em que existem determinados produtos e marcas que, independente de preço, sazonalidade, etc, o supermercado sempre deve ter presente em suas gôndolas, pois as marcas já se confundiram com o produto, além da grande demanda por parte dos clientes.

Para apurar sobre as decisões de compra das empresas, os compradores foram indagados se possuem total autonomia para realizar as negociações, ou existe auxílio ou interferência por parte dos diretores/proprietários.

Apurou-se que o setor de compras dos supermercados estudados é totalmente independente, a decisão de compra cabe sempre ao comprador. Os diretores/proprietários, bem como o setor financeiro, são consultados apenas quando a negociação envolve um valor financeiro alto e foge das negociações rotineiras, como por exemplo, a expectativa de alta do produto e consequente necessidade de maior estoque, a sazonalidade, etc. Para o comprador do Supermercado WW, é necessário que o setor de compras e o financeiro trabalhem juntos para que não se coloque em risco a saúde financeira da empresa. Já para o comprador do Supermercado YY, e para o comprador do Supermercado ZZ, afirmam que nas negociações que envolvem um valor elevado de capital ou de um produto novo, é necessário que isso seja discutido com os diretores antes de fechar o pedido, para que os mesmos analisem a negociação e deem o aval da compra, desta forma a responsabilidade não fica apenas sobre o setor de compras. No Supermercado XX, o entrevistado afirma que todas as negociações são fechadas pelo setor de compras sem necessitar da autorização dos diretores, mesmo em negociações com a aplicação de recursos financeiros maiores, sendo que a negociação de prazo cabe exclusivamente ao comprador.

Nesse quesito, os entrevistados demonstraram seguir um ciclo de compras adequado ao setor, isso se observarmos o que diz Longnecker (2004) a este respeito, pois os compradores comprovam seguir uma sequência lógica para a execução da função compras.

Buscando compreender a relação entre os compradores e fornecedores, indagou-se aos entrevistados se aplicam fidelidade ou trocam de fornecedores conforme variação de preços, prazos, tendências.

Apurou-se que geralmente os compradores buscam firmar parcerias com os fornecedores, uma relação que favoreça ambos os lados. Entre os fatores que influenciam para a fidelização, entre outros, estão, a logística, prazo de entrega e o preço competitivo, sendo que o último deles é o fator considerado como decisivo. O comprador do Supermercado ZZ, afirma que só troca de fornecedor quando o mesmo não cumpre com o acordo. Frisa ainda que se o fornecedor oferece preço competitivo, logística, entrega no prazo certo, além de prazo de pagamento estendido, esse fornecedor tem a preferência.

Conforme Martins e Alt (2007) énecessário um alto grau de integração entre fornecedor e comprador, para que possam diminuir custos ao longo da cadeia. Os entrevistados compreendem que deve haver essa interação para proporcionar ganhos à ambos os lados, compreendem também que deve haver confiança mútua e que a negociação deve ser clara.

O comprador do Supermercado WW, afirma que:

[...] a parceria é muito importante para o bom andamento do setor de compras do supermercado, não adiante você comprar um produto de um fornecedor novo na praça, só porque está com um preço melhor, ou uma marca nova, e não ter a garantia que o mesmo irá realizar novamente visitas, desta forma, você atende o cliente uma única vez e depois não vai atender mais, deixa o cliente decepcionado.

O comprador do Supermercado XX, declara que possui em média mais de 1000 fornecedores cadastrados e que existem vários fornecedores que oferecem um mesmo produto, os fornecedores denominados de atacados, neste caso o preço é que determina de qual fornecedor a mercadoria será adquirida, mas por outro lado existem os fornecedores que são exclusivos e que não deixam muita margem para negociação. A compradora do Supermercado YY, acompanha a mesma linha do comprador do Supermercado XX.

Na sequência, os entrevistados foram questionados sobre como realizam o acompanhamento da entrega dos produtos, se o fazem pessoalmente, ou a função é repassada para outro colaborador da empresa.

Com relação a esse questionamento, todos os entrevistados relataram que o recebimento dos produtos é realizado por colaborador específico para a função, isso após a autorização pelo setor de compras, que verifica se a nota fiscal corresponde ao pedido realizado. Se isso não ocorrer, o pedido é devolvido para o fornecedor ou é realizada uma consulta para verificar o motivo da não conformidade.

Esse recebimento acompanhado por um auxiliar autentica o que demonstram Martins et al. (2008) em seu organograma de compras, onde todos os setores competentes devem ser envolvidos, pois cada etapa do organograma é de fundamental importância para a excelência da função compras.

Quando inquiridos se a empresa possui um software de gerenciamento de estoque, todos os entrevistados afirmaram que possuem um sistema de gerenciamento e que sem o mesmo não conseguiriam realizar um controle de estoque satisfatório, devido ao grande mix de produtos que existe num supermercado de médio porte, que gira em torno de 15.000 à 25.000 mil itens entre ativos e inativos. Garantem ainda que se houverem falhas nesse gerenciamento isso pode ocasionar dois graves problemas: haverá muita mercadoria em estoque, o que comprometerá o capital de giro da empresa ou ocorrerá à falta de mercadoria e o consequente descontentamento do cliente.

O software auxilia ainda na administração do supermercado, visto que gera informações sobre o histórico das vendas, sendo possível verificar através das informações geradas se a empresa melhorou em suas vendas ou houve queda. Com essas informações o administrador verifica qual a melhor alternativa a aplicar no negócio, se há necessidade de uma campanha de marketing, ou se está existindo algum problema na organização.

Conforme Moraes (2005) a função compras, assume papel estratégico nos negócios de hoje em face do volume de recursos, principalmente financeiros, envolvidos, deixando para trás a visão preconceituosa de que era uma atividade burocrática e repetitiva, um centro de despesa e não um centro de lucros. Esse conceito parece estar claro tanto para a administração dos supermercados quanto para os compradores, pois através de investimentos que auxiliem no gerenciamento das compras haverá redução nos custos e consequentemente, isso repercutirá de forma positiva no lucro da empresa.

Considerando que os compradores afirmaram que os impostos que incidem sobre a compra de mercadoria é muito importante, indagou-se sobre o conhecimento dos mesmos acerca da tributação incidente.

Nesta seara verificou-se que todos os entrevistados afirmaram conhecer sobre a tributação incidente, mas que mesmo assim ainda necessitam do auxílio do setor de contabilidade da empresa, pois devido a inúmeras mudanças do governo sobre esses impostos, às vezes surgem dúvidas que necessitam de assistência especializada.

Questão unânime entre os compradores foi que como a maior incidência sobre as compras trata-se do ICMS, as compras geralmente são realizadas dos fornecedores que não se enquadram no regime de tributação das micro e pequenas empresas, pois as mesmas não geram crédito de ICMS sobre as operações o que pode na realidade camuflar um aparente menor preço de aquisição.

Assunto de grande repercussão na região de Castro foi a notícia da instalação de duas grandes redes de supermercados na cidade, o Condor Hipermercados e o Supermercado Todo Dia, da Rede Wall Mart.

Com essa informação, surgiu o questionamento de como os principais supermercados da cidade estão se preparando para a entrada desses novos concorrentes.

Uma das alternativas seria a união de forças dos quatro supermercados de médio porte da cidade, que são os líderes no segmento, montando uma forma de “associação de compras”, o que poderia ocasionar uma diminuição nos custos de aquisição, pois teriam um maior poder de barganha perante os fornecedores.

Diante disto, os entrevistados foram indagados se os diretores das empresas explanaram algo a respeito do assunto.

Todos os entrevistados afirmaram que não existe nada a respeito sobre a associação, afirmam que devido à cultura da região acreditam que não funcionaria esta modalidade de compras e encerram a entrevista assegurando que as empresas estão prontas para enfrentar a concorrência e que estratégias estão sendo estudadas perante o ambiente que se apresenta e veem que podem sair fortalecidos desta situação.

CONSIDERAÇÕES FINAIS

A gestão de compras é uma atividade fundamental para o bom gerenciamento das empresas e influencia diretamente nos seus estoques e no relacionamento com os clientes, estando também relacionada à competitividade e ao sucesso da organização.

A atividade supermercadista vem se transformando nos últimos anos, e tendo-se em vista a competitividade em alta entre o setor de supermercados de Castro/PR e com a eminente vinda de duas novas forças no setor para a cidade, percebeu-se a necessidade de avaliar a gestão de compras que, juntamente com a qualificação dos compradores pode ser um diferencial para que os mesmos consigam reduzir seus custos e se manter competitivo no mercado.

O objetivo geral do presente estudo foi demonstrar e avaliar a gestão de compras de 4 supermercados de médio porte da cidade de Castro/PR.

Os objetivos específicos propostos para o estudo foram os seguintes:

a)     Descrever a função compras;

b)     Fundamentar os conceitos de qualificação e gestão de compras;

c)      Caracterizar os principais setores econômicos da cidade de Castro;

d)     Caracterizar o setor supermercadista;

e)     Demonstrar o grau de qualificação dos compradores.

Com base nos dados analisados, pode-se concluir que a função compras vem ganhando espaço dentro das organizações.

Chaves (2002), afirma que a gestão de compras pode ser vista sob dois enfoques: como um problema ou como uma oportunidade.

Concluiu-se que as empresas pesquisadas estão vendo a área de compras como uma área que contribui para que a organização atinja seus objetivos por meio da contribuição à otimização do seu resultado, retorno de ativo, posição competitiva e estratégia gerencial e não mais como um problema, pois estão investindo em seus colaboradores, além de fornecer todas as ferramentas para que os mesmos exerçam suas funções da melhor forma.

Para Baily et al. (2000), o perfil atual do comprador moderno é aquele que vê a função como geradora potencial de lucro, possui forte base financeira e tecnológica e assume que a área de compras é vital para o bem estar da empresa.

Percebeu-se que nos supermercados pesquisados, todos os compradores assumiram esse papel, afirmam com veemência que a função exercida dentro da organização é de suma importância, que um pequeno erro pode afetar todo o ciclo da empresa, além de comprometer a saúde financeira.

Também verificou-se que a tecnologia está presente no dia a dia desses profissionais, pois afirmam que possuem sistemas de gerenciamento de compras e estoques e que sem os mesmos o exercício da função ficaria comprometido.

Após a conclusão das entrevistas o grupo verificou que as parcerias entre fornecedores e compradores é um ponto chave para o setor de compras, as parcerias geram confiança para os envolvidos, o que acaba fazendo que os lados busquem uma negociação que seja atrativa para ambos.

Na percepção da equipe, a gestão de compras nos supermercados pesquisados está sendo bem conduzida, os profissionais responsáveis pelo setor possuem vasta experiência, além de possuírem equipamentos e pessoal técnico para o apoio nas suas decisões.

Outro ponto relevante verificado é que os entrevistados possuem conhecimento acerca de suas funções e que procuram estar sempre informados e atualizados sobre o seu setor, tanto através da mídia, que influencia diretamente as suas decisões, como na questão de impostos, tendências, qualidade, etc.

Verificou-se também que existem poucos cursos destinados ao segmento, sendo que afirmam que apenas a APAS (Associação Paranaense de Supermercados) é que realiza cursos para o setor, com isso conclui-se que não se encontram compradores “prontos” no mercado de trabalho e que a qualificação vem da experiência no setor e não em cursos específicos.

A autonomia que os compradores afirmam ter na condução de seu trabalho mostra que os diretores das empresas pesquisadas deixaram de centralizar todas as decisões, também devido ao crescimento das empresas, e que a profissionalização do setor traz inúmeros benefícios para a mesma.

Verificou-se, portanto, que os objetivos propostos para o trabalho foram cumpridos, e que o mesmo é apenas o início das discussões acerca do tema, sendo que posteriormente, poderão ser realizados novos estudos para verificar se houve mudança nas conclusões enunciadas.

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APÊNdICE A – Roteiro de entrevista

ROTEIRO DE ENTREVISTA

1 – Sexo do entrevistado:

a) masculino;

b) feminino.

 

2 - Faixa Etária:

a) 18 a 20 anos.

b) 21 a 30 anos.

c) 31 a 40 anos.

d) 41 a 50 anos.

e) 51 a 60 anos.

f) acima de 60 anos.

 

3 – Escolaridade:

a) Ensino Fundamental;

b) Ensino Médio;

c) Ensino Superior.

d) Pós Graduado

 

4 - Quem exerce a função de “comprador”, funcionário contratado, diretor ou proprietário da empresa?

5 - Qual o tempo que trabalha na empresa e o período que exerce a função de comprador?

6 - Exerce outra função na empresa ou é especificamente comprador?

7 - Já trabalhava na empresa antes de ocupar a função de “comprador” ou foi contratado diretamente para a função? Já trabalhou em outras empresas do ramo, na função de comprador?

8 - Sua função é considerada como essencial na Empresa pelos seus superiores?

9 - Qual a sua percepção com relação a função? Percebe que pode ser uma fonte de economia e competitividade para a empresa?

10 - Procura acompanhar as tendências de mercado relativas aos produtos ou segmento de sua empresa?

11 – Costuma participar de eventos, tais como: cursos, lançamentos de produtos novos e atualizações inerentes ao segmento da empresa? Se sim, a empresa oferece essa capacitação?

12 – Considera importante a qualificação para a função?

13 – Adquire produtos observando preço, tendências, aceitação, afinidade com o fornecedor, qualidade, etc.?

14 - Seus superiores auxiliam nas decisões de compras ou você tem a decisão final, ou mesmo sua decisão não interfere na compra, pois a decisão final é do proprietário ou gerente?

15 - Acompanha as negociações, tais como contratos de fornecimento ou compra de produtos novos, ou apenas recebe as "ordens" de compra?

16 - Aplica fidelidade na escolha de fornecedores ou simplesmente troca de fornecedores de acordo com as tendências ou preço de aquisição?

17 - Acompanha a entrega da compra, ou esta função é passada para outra pessoa?

18 - Sua empresa dispõe de controle especifico de estoque informatizado, ao qual define a velocidade do giro do produto e preço médio?

19 - Se sua empresa não dispõe de controle especifico de estoque, procura acompanhar na área de venda o movimento de suas compras?

20 - Possui conhecimentos sobre a legislação específica sobre tributação incidentes nas compras e procura atualização periódica? 

21 - Existe algum projeto para montar uma "associação" de compras junto com os outros mercados da cidade, para a diminuição nos custos?

ANEXO A – Carta de cessão

CASTRO,

AO CURSO DE BACHARELADO EM ADMINISTRAÇÃO, DO INSTITUTO EDUCACIONAL DE CASTRO

Eu ______________________, estado civil ______________________, RG _________________________, declaro para os devidos fins que cedo os direitos de minha entrevista, gravada no dia _____________, para os acadêmico Bruno de Quadros Camargo, Carlos Adriano Galvão, Joemil Marconato Barbosa e Sergio de Jesus Ramos, graduandos do 8o semestre do curso de bacharelado em Administração, do Instituto Educacional de Castro, usar integralmente ou em partes, sem restrições de prazos e citações, a partir desta data, desde que sejam fiéis às declarações gravadas, para ser utilizada no trabalho de conclusão de curso (TCC) que os referidos acadêmicos devem apresentar ao final do curso.

___________________________________________

JOEMIL MARCONATO BARBOSA
BRUNO DE QUADROS CAMARGO
CARLOS ADRIANO GALVÃO
SÉRGIO DE JESUS RAMOS

Por Joemil Marconato Barbosa




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