Adequação do profissional de contabilidade junto as novas tecnologias dos sistemas integrados de inf

1.  RESUMO

A tecnologia avança numa velocidade difícil de ser acompanhada e o comércio é cada vez mais internacional. O Contabilista precisa estar preparado para adaptar-se a esse movimento globalizado que se encontra atualmente. À medida que a tecnologia da informação tem avançado e a pressão competitiva tem forçado inovações dentro das organizações, as maneiras habituais dos profissionais de propiciar  informações aos seus gestores, têm se tornado cada vez mais insuficientes para as necessidades de decisão. Análise de desempenho, profissionalismo, transparência das informações e planejamento de investimentos são, entre outros, alguns conceitos gerenciais utilizados atualmente por essas organizações para atingirem os seus objetivos. Neste contexto e diante de um ambiente cada vez mais complexo tecnologicamente, para o sucesso dessas entidades se faz necessário que a Contabilidade, como um instrumento valioso de informações para a tomada de decisões, passe a administrar a sua base informacional e aproveitar as oportunidades de diferenciação que as novas tecnologias de informação oferecem. Por conseguinte, o presente estudo tem como objetivo demonstrar que uma empresa para ser competitiva e sobressair-se neste ambiente no qual esta inserida, é necessário adotar uma nova postura com a busca da informação e do conhecimento para uma gestão eficaz, através dos profissionais da Contabilidade, a qual desenvolvida de forma integrada e adequada às necessidades das entidades, permite uma maior flexibilidade, eficiência, agilidade e segurança aos gestores, que passam a avaliar melhor as diversas decisões a serem tomadas e o impacto delas decorrentes. 

Palavras Chaves: Profissional contábil - tecnologia da informação. 

 ABSTRACT

The technology advances in a speed difficult to be monitored and trade is increasingly international. The accountant must be prepared to adapt to this movement that is now globalized. As information technology has advanced and competitive pressure has forced innovations within organizations, the usual ways of professionals to provide information to its managers, have become increasingly inadequate for the needs of decision. Analysis of performance, professionalism, transparency of information and planning of investments are, among others, some managerial concepts currently used by these organizations to achieve their goals. In this context, and faced with an environment increasingly complex technologically, to the success of these entities is necessary for the Accounting, as a valuable tool for information for decision-making, will administer its basic informational and seize the opportunities for differentiation that new technologies of information offering. Therefore, the present study aims to demonstrate that a business project and to be competitive in this environment in which the inserted, it is necessary to adopt a new stance with the pursuit of information and knowledge for effective management through professional Accounting, which developed in an integrated and appropriate to the needs of the entities, allows greater flexibility, efficiency, agility and safety for managers, which will better assess the various decisions to be taken and the impact arising therefrom.

Keyword: Professional accounting - information technology

2.  INTRODUÇÃO

O país tem presenciado a chegada de novas tecnologias e modelos de administração trazidos por empresas estrangeiras, despertando no meio empresarial brasileiro a necessidade de melhorar sua produtividade e a qualidade dos seus produtos nacionais para que possam competir com o mercado exterior. Na área contábil, o avanço das inovações tecnológicas pode ser facilmente percebido pelas grandes influências que provocou na profissão contábil, pois o profissional da contabilidade precisa estar atento às novas ferramentas utilizadas, passando por constante reciclagem para não ficar alienado do mercado de trabalho. As novidades tecnológicas de ponta impõem que todos mergulhem num rico processo de adaptação, para que empresários e profissionais da Contabilidade sejam contemporâneos do moderno instrumento que se encontra à sua disposição.

As exigências aos profissionais e às empresas contábeis, são crescentes e desafiadoras, porém, precisa-se aliar a capacidade técnica a uma permanente renovação e a um alto padrão de criatividade como elementos-chave para poder enfrentar os desafios e ter êxito em seus ofícios. Impõe-se a preocupação constante em acompanhar vigilantemente tudo que vai surgindo de novo na atividade econômica e administrativa, assim como na tecnologia da informação, seja no Brasil, seja em qualquer outro país, para que se possa cumprir corretamente seu papel.

A competitividade global é internacional, colocando os contadores e a contabilidade diante de novos desafios e oportunidades de desenvolvimento ao mesmo tempo, surgindo assim novas tendências para o profissional. 

3. A finalidade da contabilidade

De acordo com IUDÍCIBUS (2000, p. 22):

A principal finalidade da Contabilidade é controlar os fenômenos ocorridos no patrimônio de uma entidade, através do registro, da classificação, da demonstração expositiva, da análise e interpretação dos fatos neles ocorridos, objetivando fornecer informações e orientações necessárias à tomada de decisões sobre sua composição e variações, bem como sobre o resultado econômico decorrente da gestão da riqueza patrimonial.

É desse ponto de vista conceitual que o novo papel do responsável pela contabilidade se acresce de outras responsabilidades. De toda maneira, esta nova visão da contabilidade, vale dizer, já está bem assimilada pelos profissionais da contabilidade e até mesmo pelos órgãos e entidades de classe e responsáveis pela oficialidade das informações a serem divulgadas nos demonstrativos contábeis.  

4. O NOVO PERFIL DO PROFISSIONAL CONTÁBIL

O Brasil é um dos principais países do Mercosul, com isso, os profissionais contábeis devem estar mais conscientes de sua importância nos cenários econômico e social, buscando a renovação para vencer as novas competições e desafios gerados pelo mercado, visando atender as expectativas dos consumidores externos, que se tornam mais exigentes e seletivos na escolha de seus produtos e serviços, decorrentes das maiores ofertas surgidas com as mudanças nos aspectos relacionados às suas atividades.

O profissional contábil precisa ser visto como um comunicador de informações essenciais à tomada de decisões, pois a habilidade em avaliar fatos passados, perceber os presentes e predizer eventos futuros pode ser compreendido como fator preponderante ao sucesso empresarial. (Silva, 2003, p. 3)

Por muito tempo o contador foi visto e ainda continua sendo pelos microempresários como um funcionário indireto do governo, apenas para cálculos e preenchimentos de guias e formulários para atender o fisco. Dentro da nova tendência mundial, o profissional contábil deverá mostrar que sua função não deixou de ser importante nos aspectos econômicos e sociais. Apesar da informática substituir o homem em alguns aspectos, a capacidade para interpretar os números e tomar decisões continua sendo requerida pela sociedade humana pelo cientista do patrimônio, com conhecimentos científicos, de ordem superior, requerido por um profissional competente e gabaritado.

De acordo com o Professor IUDÍCIBUS (2000, p. 28): O objetivo principal da Contabilidade é fornecer informação econômica relevante para que cada usuário possa tomar suas decisões e realizar seus julgamentos com segurança.

O novo perfil do contador moderno é de um profissional que precisa acumular conhecimentos, ou seja, que tenha consciência de que a maior remuneração exige qualidade de trabalho e para conseguir tal conhecimento necessita de estudo, com aplicação, tem que ser tecnicamente inteligentes e ter capacidade criativa; ter alta integridade, e ter iniciativa;  ter coragem, ética, visão de futuro, habilidade de negociação, agilidade, segurança para resolver os problemas que surgem, capacidade de aprender a lidar com mudanças, idéias de melhoria, flexibilidade, capacidade de inovar e criar, sobretudo na sua área de atuação, interagir e estudar as realidades políticas, sociais e financeiras, saber orientar as empresas para o melhor caminho de forma que elas sobrevivam aos fortes abalos gerados pela globalização da economia, o poder de manipular conhecimentos é o ponto chave das grandes decisões.

As modificações que estão ocorrendo e que alcançam à cultura contábil são as seguintes:

·        Avanço prodigioso da informática.

·        Internacionalização dos mercados e que imprimem modificações nos procedimentos de concorrência através de preços e qualidade.

·        Declínio considerável da ética e da moral.

·        Facilidade extrema da comunicação.

·        Relevância dos aspectos sociais.

·        Abusiva concentração da riqueza.

·        Aumento considerável dos índices de miséria.

·        Progressiva dilatação das áreas de mercados comuns.

·        Avanço considerável das tecnologias e da ciência.

·        Necessidade de preservar o planeta em suas condições ecológicas,   grandes esforços de harmonização de princípios e normas.

Com isso pode-se afirmar que as empresas estão em constantes desafios e que há necessidade de muita competência, habilidade e criatividade dos profissionais contábeis para superar as expectativas dos clientes.  

5. TECNOLOGIA DE INFORMAÇÃO NA CONTABILIDADE

As melhorias na forma de fazer a contabilidade de uma empresa, utilizando-se a tecnologia da computação, trouxeram enormes benefícios para os profissionais da área. O processo manual de escrituração contábil foi substituído pelo mecânico e, logo em seguida, pelo eletrônico.   Assim a escrituração passou a ser feita eletronicamente, dando aos relatórios contábeis uma melhor aparência e organização.

Os avanços tecnológicos na área contábil vêm sendo marcados pelo ritmo acelerado e pelas variedades de inovações tecnológicas que estão sendo introduzidas no mercado. Na era informatizada em que vivemos, com tanta tecnologia à disposição da Ciência Contábil, os números são mais corretos e os erros tornam-se mínimos.

A preocupação dos gestores com a qualidade da informação tem levado os estudiosos a aperfeiçoarem continuamente os processos e mecanismos que se apresentam de uma forma bem mais complexa atualmente, abordando-os como instrumentos do mundo tecnológico, donde advém o estudo da informação como base da tecnologia. Eis o enfoque de alguns autores sobre o assunto:

PADOVEZE (2000, p. 44) assevera que: “Tecnologia da Informação é todo o conjunto tecnológico à disposição das empresas para efetivar seu subsistema de informação”.

Já CRUZ (1998, p. 20) assim a conceitua:

“Tecnologia da Informação é todo e qualquer dispositivo que tenha capacidade para tratar dados e/ou informações, tanto de forma sistêmica como esporádica, quer esteja aplicada no produto, quer no processo”. 

Considerando ambas as definições, é válido afirmar que este instrumento representa, em se falando de competitividade, uma influência decisiva, já que atinge a forma como as companhias se organizam, operam e concorrem com as demais. Por conseguinte, o uso da tecnologia da informação deixa de ser uma preocupação essencialmente técnica para assumir uma importância estratégica, passando a ser responsável por grande parte do sucesso das organizações.

A Contabilidade necessitava de uma mudança nos meios como era executada; precisava, cada vez mais, operacionalizar as suas atividades e, para isso, o contador precisava estar atualizado com as ferramentas tecnologias existentes no mercado. Uma delas é o Enterprise Resources Planning (ERP), conhecido também, como Sistemas Integrados, ou seja, um software aplicativo que permite às empresas compartilharem dados e uniformizar processos de negócios, bem como produzir e utilizar informações em tempo real. Trata-se de um sistema composto por vários módulos integrados entre si e com a Contabilidade, a partir de uma base de dados única e não-redundante, que tem como função atender às necessidades de informação para apoio à tomada de decisão. Até o surgimento dos sistemas Integrados, as empresas possuíam apenas sistemas independentes, que não conversavam entre si, ou seja, sistemas não-integrados.

O problema com os sistemas não-integrados é que é difícil coordenar as atividades de diferentes áreas da organização e muitas tarefas acabam sendo redundantes. Os dados do pedido de um cliente, registrados em Vendas, devem ser novamente digitados em Faturamento quando os produtos são faturados. Entretanto, as empresas, bem como a Contabilidade, necessitavam de um produto que evitasse redundâncias, os retrabalhos que nela existiam. Além disso, as informações eram insuficientes para a tomada de decisões, levando as grandes empresas a necessitarem, cada vez mais, de um produto que representasse um melhor desempenho, otimizando seus processos e maximizando seus resultados. O surgimento de ERP aumentou o volume de informações necessárias para as decisões, além de suprir essas e outras lacunas até então existentes.

Para Albertão, (2001, p. 24)

[...] nos tempos atuais, mais que nunca, informação significa poder e seu uso apropriado pode ser uma arma que estabelece o diferencial competitivo e a projeção de um cenário com vistas a um melhor atendimento a clientes, com a otimização de toda a cadeia de valores e de produção. Ter o poder e o controle sobre suas próprias informações de modo a reagir rapidamente dentro da exigência do mercado é uma necessidade que nenhuma organização que pretenda sobreviver pode ignorar. 

Para Peleias (2000),

[...] quando a administração de uma empresa decide implementar um sistema integrado, é preciso considerar os benefícios a serem obtidos a partir do momento em que a solução estiver “rodando”; os impactos sobre a cultura e o ambiente da empresa; o grau de dificuldade durante o período de implementação; e a relação custo-benefício envolvida, pois em muitas situações o valor investido pode atingir dezenas de milhões de reais, e quais funcionalidades, atividades ou áreas serão, ou não, atendidas. 

As principais vantagens e desvantagens de um Sistema Integrado de Gestão são:

Vantagens:

a.      Redução de número de sistemas;

b.      Registro on-line e real-time;

c.      Visão Integrada das operações da empresa e eliminação de retrabalhos;

d.      Maior eficiência e redução de custos administrativos;

e.      Utilização de um único banco de dados.

 Desvantagens:

a.      Não ter o melhor sistema especialista por ciclo de transação;

b.      Dependência a todas as especificidades;

c.      Não atender a 100% das transações ou não atender aos ciclos de transações em 100%;

Antes mesmo de qualquer decisão sobre qual ERP será implantado na empresa, o contador, juntamente com os outros gestores, necessita saber qual a melhor ferramenta a ser adquirida diante de seus problemas e de suas necessidades. Como, então, fazer a escolha do produto? E o que as empresas buscam com a implantação desses sistemas?

Para responder a essas perguntas, sugere-se  que as empresas sigam alguns passos para a escolha do produto. Primeiramente, necessitarão estabelecer claramente, qual é ou quais são os seus problemas, em seguida, deverão estabelecer suas metas e fases do projeto de implantação do sistema. Ainda, existem algumas razões básicas que levam à implantação de um ERP, tais como:

a) substituição de uma tecnologia existente;

b) mecanização de sistemas manuais: é, talvez, o primeiro passo de uma empresa que quer obter melhor desempenho de usa atividade. Nos dias atuais, é inconcebível qualquer empresa que não tenha sistema computação;

c) resolução de problemas operacionais: a instalação de sistemas mais dinâmicos e descentralizados eliminaria a fonte destes problemas.

A Contabilidade de grandes empresas tem algumas vantagens ao se utilizar sistemas integrados, pois as conferências e conciliações tornar-se-ão mais fáceis, além da agilidade com que as informações são processadas na empresa.

As desvantagens ficam por conta de eventuais erros de lançamento nas áreas que alimentam a contabilidade. Isso precisa ser acompanhado, criteriosamente, para evitar que erros cometidos em outras áreas sejam refletidos naquele setor da empresa.

Comparando-se os fatores positivos em relação aos negativos, pode-se afirmar que existem muito mais vantagens do que desvantagens na integração dos sistemas de controle paralelos com a Contabilidade. A integração possibilita melhor gerenciamento, resultando em mais dinâmica e objetividade nos trabalhos.

A Fase de implantação do ERP deverá seguir alguns procedimentos para alcançar os objetos propostos. Para Colângelo Filho (2001, p. 71) 

[...] “a implantação de um sistema integrado de gestão envolve uma grande quantidade de tarefas que são realizadas em períodos que variam de alguns meses a alguns anos, e dependem de diversos fatores, tais como: as dimensões da empresa, a magnitude do esforço de redesenho dos processos, a disponibilidade de recursos etc”. 

Ainda como uma visão geral da implantação, Colangelo Filho (2001) sugere que as fases de implantação sejam divididas da seguinte forma: planejamento, desenho da solução, construção e teses de implantação.

O contabilista é um profissional que precisa deter a visão integrada; conhecimento dos aspectos de natureza fiscal e tributária. Entendida a necessidade de participação efetiva do contador na implantação deste Sistema, abordar-se-á, os processos da implantação do ERP, procurando demonstrar o importante papel que este profissional deverá desenvolver nesta implantação. A empresa necessitará de:

a.      Um bom gerenciamento do projeto;

b.      Definir estratégia da implantação, ou seja, a forma pela qual os sistemas atuais substituídos pelo novo ERP;

c.      Um plano de projeto, que nada mais é do que o documento que define as atividades que deverão se executadas para a implantação, assim como seus prazos e os recursos necessários;

d.      Definir a equipe que atuará na implementação, levando em conta, os profissionais que já conhecem o tipo de negócio da empresa.

Após esta etapa, vem o desenho da situação futura desejada, ou seja, a situação desejada com o ERP em produção. Nesta fase, todas as tarefas executadas anteriormente deverão ser “encaixadas” no ERP.

Nesta fase, o contabilista tem um papel muito importante, pois nela o mesmo irá definir quais os relatórios e consultas serão oferecidas à empresa. Terá, também, a oportunidade de um melhor desenho para o plano de contas da empresa.

Ainda é necessário iniciar a definição das informações, relatórios e consultas que serão oferecidas à empresa. Para realizar esta fase de forma satisfatória, é preciso treinar a equipe no uso da solução, pois o que se discutirá deve ser testado e valido pelo pessoal envolvido nos trabalhos. A partir do conhecimento mais profundo sobre o que a ferramenta de informática pode, ou não, oferecer de informações de Contabilidade Gerencial para apoio ao processo de gestão, o contabilista precisa alertar os responsáveis pelo projeto e também seu patrono, para que se inicie a busca de uma alternativa para esta lacuna.

É perceptível, então, que, nessa fase, toda a equipe necessitará muito do profissional contábil, pois já estará apto a dar as primeiras informações sobre contas contábeis. Dará também todo o suporte contábil e fiscal, verificando se as novas transações efetuadas pelo ERP deixarão a empresa exposta para um eventual fiscalização nas esferas federal, estadual ou municipal.

Com toda essa participação no projeto, o contabilista tem a sensibilidade de conhecer, profissionalmente, todos aqueles que estão envolvidos no processo; terá a oportunidade de passar conhecimentos contábeis e de conhecer a empresa como um todo.

Nessa fase, o contador será responsável pela criação de todo o material para treinamento da Contabilidade. Simultaneamente, todos os gestores das outras áreas preparam seu material, incluindo o manual do módulo, que deverá conter passo a passo todas as funcionalidades do mesmo, para um devido treinamento aos usuários.

Entendido o objetivo desta fase, é o momento, então de se realizar os testes mais detalhados possíveis. Serão testadas todas as transações em todos os módulos individualmente e de maneira integrada, visando passar por toda a rotina diária mensal da empresa. Será o memento de se chegar mais próximo da realidade da empresa; e, mais uma vez, o contabilista terá fundamental importância, pois estará verificando todos os procedimentos contábeis e de controle interno, contribuindo também para uma nova avaliação do modelo da empresa. O ápice deste teste, que requer a participação ativa do contabilista, é a execução do fechamento mensal, com base em um cronograma de atividade a mais detalhada e abrangente possível.

Passadas as primeiras semanas de uso do novo sistema, ou seja, absorvido o impacto inicial de implantação, é chegada à hora de fazer com que o sistema se estabilize. É o momento de se avaliar todo o processo e propor melhorias ao sistema, caso necessário. Sobre isto, Peleias (2000) nos diz que:

“É preciso constituir nesse momento, uma equipe que será responsável por um processo de melhoria contínua. Em menor escala, a missão deste grupo é semelhante ao que foi desenvolvido pela equipe do projeto, agora de forma contínua”. 

6. CONSIDERAÇÕES FINAIS

Se compararmos os procedimentos de apenas 10 anos atrás, com os que hoje são exigidos de um empresário, veremos que não mais são aceitáveis, como eficazes, os conceitos que anteriormente eram os predominantes. A contabilidade ao adotar uma função consultiva, auxiliando os empresários a especificarem suas necessidades de informação antecipadamente, é decisivo, para que as informações contábeis sejam utilizadas na gestão das empresas.

O grande avanço da tecnologia e a necessidade de um número maior de informações, cada vez mais rápidas e precisas levam as empresas a buscarem soluções mais eficientes que possibilitem agilizar as decisões a serem tomadas. O Sistema Integrado de Gestão (ERP) é uma das soluções apontadas neste artigo, pois possibilita analisar a empresa de forma sistêmica, não como várias partes de um todo, mas um sistema único repleto de interações.

A mudança de postura esperada do contador, de apenas aquela pessoa responsável pela escrituração dos fatos que alterem o patrimônio das empresas para um parceiro efetivo nas tomadas de decisões, pode ser facilitada com a implantação dos Sistemas Integrados (ERPs), pois o tempo a ser despido pelo profissional de Contabilidade será o da análise, deixando para o sistema a parte operacional dos registros.  

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